Quip, traitement de texte, tableur et chat en ligne

Quand on pense édition de documents en ligne, Office en ligne de Microsoft et Google Documents viennent souvent à l’esprit. Il y a encore d’autres solutions comme Zoho ou Yandex.

J’ai découvert Quip il y a de cela quelques années. Il permet de créer des documents en ligne véritablement enrichis : il est possible d’ajouter des images, des feuilles de calcul, des checklists, des sondages et des fichiers.

Markdown est intégré au traitement de texte, ce qui améliore grandement le style et la lecture des documents.

Quip est également orienté collaboration. Dans une phrase, vous pouvez interpeller un collaborateur en insérant la mention @prénom, qui pourra vous répondre dans un chat intégré au document.

Il est possible de créer des salles de chat et d’y inviter des membres.

La possibilité de commenter des passages du document n’est pas en reste et s’intègre parfaitement dans la marge gauche du document.

La grande force de Quip est dans la présence des Live Apps : ce sont des modèles de documents qui peuvent facilement intégrés dans vos pages. Besoin d’un tableau Kanban, d’un tableau pour suivre un projet, d’un calendrier ou d’un sondage ? Cela s’intègre en deux clics dans votre document.

Le partage d’un document ou d’un répertoire peut se faire via un simple lien et l’export des documents est disponible sous plusieurs formats.

 

Quip dispose également d’une version bureau permettant de travailler hors ligne et des applications sous Android et iOs.

Pour conclure, Quip est une réelle alternative à Google et Microsoft pour travailler en ligne et en mode coopératif.  Comme Quip est gratuite, je ne peux que vous conseiller de créer un compte et de le tester.

N’hésitez pas à dire ce que vous en pensez.

– Damien

Être bénévole pour Emmaüs Connect

Emmaus Connect propose de faire du numérique une chance pour tous. Des permanences connectées sont organisées tout au long de la semaine pour accueillir un public en besoin : besoin d’apprentissage et besoin d’aide dans un premier temps, le but à terme est de guider les bénéficiaires vers l’autonomie, c’est-à-dire se débrouiller seul face à un ordinateur et arriver à mener ses recherches sur internet, consulter sa boite email, remplir une feuille d’impôts en ligne ou vérifier sa facture EDF au format .pdf.

Des choses simples mais tellement importantes pour l’ensemble de nos concitoyens.

J’ai donc l’opportunité d’encadrer et d’aider un public novice. L’association met à disposition des PC portables et pendant 1h30, je guide les bénéficiaires dans leurs demandes diverses et variées. Le but n’est pas de faire à leur place mais bien de les guider, ce sont eux qui font les gestes, cliquent, notent et valident leurs actes de navigation.

Faire ensemble est important et permet d’acquérir les bons réflexes.

Au fil des semaines, les bénéficiaires acquièrent de nouvelles connaissances et des réflexes. Un carnet de suivi permet de noter l’évolution et les diverses actions pratiquées.

En peu de temps, j’ai pu noter l’envie des bénéficiaires d’apprendre, l’envie de faire, d’arriver à quelque chose, à finaliser une action entreprises en début de session. Ils ont une vraie motivation.

Les missions d’Emmaus Connect sont nombreuses, former et accompagner est l’une d’entre elles. Il y en a d’autres. De nouvelles perspectives s’ouvrent et je vais réfléchir aux prochaines missions que je pourrais soutenir.

Classer ses emails et ranger son PC : des idées pour vous simplifier la vie

Ce billet est directement inspiré par le travail d’Ethan Waldman, auteur du blog Cloud Coach. Il s’agit de comment gérer son email et son ordinateur pour mieux travailler.

Il est plus difficile de se rendre compte du désordre numérique. L’espace de stockage dont nous disposons sur nos machines est vaste. De plus, rajouter de l’espace est assez peu cher et très disponible : vous pouvez toujours acheter un disque dur externe à 50 € et continuez à amasser énormément de données. Le désordre restera plus ou moins invisible. Par contre, le désordre deviendra rapidement visible dans vos emails.

Les emails, ennemi n°1 ?

1. les gens utilisent l’email tous les jours.

2. l’email est utilisé pour le professionnel, les amis et les relations sociales diverses et variées.

3. même si vous utilisez Twitter ou Facebook, tout est souvent lié à l’email. Les messages, les notifications et les alertes s’empilent.

Se désinscrire

Recherchez dans votre boite email les newsletters et les offres promotionnelles : désabonnez-vous massivement. Il faut réduire le bruit dans votre email.

Envoyer moins d’emails

Commencez par ne plus faire de « répondre à tous ». Répondre à tous est la garantie d’avoir en retour une montagne d’emails.

Avant de répondre, demandez vous si un coup de fil ou un SMS ne serait pas plus efficace. Quand vous n’avez pas le choix, faites un email le plus court possible et direct. Si vous écrivez une tartine, n’espérez pas de réponse concise.

S’organiser

S’organiser ne commence pas au moment où tout part en vrille. Quand vous démarrez un projet ou une correspondance, il faut commencer tout de suite à penser à son futur classement si l’échange devait durer. Libellé, tag, dossier… les possibilités de rangement sont nombreuses et doivent être décidées dès l’envoi du premier email. N’attendez pas d’avoir 5–6 emails pour vous demander comment les classer.

Être constamment enseveli sous les emails est un choix, pas un problème insoluble. Il faut reconnaître que votre méthode et vos habitudes doivent changer.

Ranger son ordinateur

Un PC sans classement entraîne une chute de la productivité et le début du malaise. Difficile de repérer les images, les documents de travail et les raccourcis avec lesquels vous devez impérativement travailler.

Une fois de plus, vous devez vous organiser pour classer et travailler correctement. Vos gagnerez du temps par la suite.

Cette technique se résume ainsi : un dossier de réception, une archive, un rangement régulier.

Etape 1 : garder un seul dossier de réception

Quand je fais une capture écran, elle est sauvegardée sur mon bureau. Quand je télécharge un fichier, il est sauvegardé dans le répertoire Téléchargements. Les documents, eux, sont sauvegardés dans le répertoire Documents. Vous avez compris le problème sur le long terme ? Cela crée de nombreux dossiers de réception sur votre ordinateur.

C’est déjà compliqué de garder sa boite email clean, alors imaginez de nombreux dossiers virtuels dispersés comme ci-dessus ?

Ma recommandation est de prévoir un seul et même dossier de réception pour tous vos fichiers. Il faut commencer par changer les répertoires de téléchargement par défaut de vos navigateurs, ainsi que pour tous vos logiciels (Libreoffice, Photoshop, Firefox, Word…). Ainsi, tous vos fichiers téléchargés du net et tous vos documents de travail pointeront dans le même répertoire, ce qui rendra le rangement plus facile ensuite.

Etape 2 : créer une seule archive

Comme la règle ci-dessus, pourquoi stocker vos fichier dans plusieurs répertoires éparpillés ? Avant, j’avais une poignée de dossiers sur mon bureau pour les fichiers utilisés fréquemment et d’autres dossiers dans le répertoire Documents.

Au bout d’un moment, j’avais des dossiers sur le fond d’écran qui avait la même utilité que les répertoires dans Documents. A la fin, je ne savais plus dans quel répertoire classer certains de mes fichiers. Ou alors je les classais mal et créais des doublons…

La solution est de conserver une seule archive. Il vous faut choisir un seul répertoire pour classer tous vos fichiers et de construire votre organisation à l’intérieur de ce répertoire unique. N’ayez pas 2 ou 3 arborescences séparées dans différents endroits.

un minimum de répertoires pour un maximum d’efficacité

De plus, il vous suffira de synchroniser ce dossier de réception avec un service de type Hubic, Sync ou Pcloud pour avoir une sauvegarde totale de tous vos fichiers. Ou comment faire d’une pierre deux coups.

Étape 3 : rangement fréquent

N’attendez pas d’avoir un désordre trop important avant de ranger un peu. Idéalement, ranger une fois par semaine ou à la fin d’un projet serait une bonne idée. Faites que ce soit une routine de jeter un œil dans votre dossier de réception pour effacer les fichiers inutiles et classer les autres dans votre archive. Bloquer 30 minutes par semaine dans votre agenda pour ce rangement.

Une autre idée d’organisation serait de créer un raccourci sur le bureau des dossiers Archives les plus utilisés ou de projets en cours. Quand un projet est terminé, il suffit d’effacer le raccourci déposé sur le bureau.

Et vous, avez-vous une méthode pour ranger ?

damien delurier

Marre de galérer avec vos mots de passe ? J’ai quelques idées pour vous.

Les mots de passe protègent notre vie numérique ou sont censés agir comme tel. Le mot de passe est bel et bien le premier rempart face à une tentative de vol ou d’intrusion. Autant se donner le maximum de chances pour que cette protection soit la plus efficace possible. Je vais vous proposer des idées simples pour créer un mot de passe.

Pour créer un mot de passe efficace, il faut qu’il soit long et comporte des chiffres et des symboles. Par symbole, j’entends des #, des ! ou des @. Pas vraiment facile à retenir, n’est-ce pas ?

Utiliser vos goûts personnels : musique, cuisine ou films

Je prends une idée comme ça au hasard : utilisez un artiste ou un groupe musical pour créer un mot de passe.

Vous êtes fan de Julien Doré, de l’album Ersatz ? Voilà quelques idées.

  • Mot de passe Acacia ou Piano Lys : faciles à retenir, ils restent faciles à craquer.
  • Mot de passe ErsatzAcacia : on peut accoler un nom d’album et un titre de cet album pour compliquer un peu les choses.

Mais la sécurisation reste encore faible car ce sont des mots simples et à disposition dans le dictionnaire.

  • Mot de passe jaimebienlachansonAcacia! : je crée une phrase afin d’améliorer sa mémorisation et je rajoute un symbole spécial, le !.

Variante : rajouter des chiffres

Et si on jouait avec l’année de sortie de l’album ainsi que son numéro de piste sur le CD ? Oui, le CD, ce truc que plus personne n’achète… L’album Ersatz de Julien Doré est sorti en 2008 et Acacia est la piste 1.

  • Mot de passe Ersatz2008Acacia1 ou 2008Ersatz1Acacia ou ErsatzAcacia200801 : ça devient intéressant comme mot de passe.

Variante : rajouter des symboles

On peut tenter de rajouter un point d’interrogation, toujours sur le meme thème :

  • mot de passe 200801?ErsatzAcacia

Si vous aimez l’album et que vous êtes enthousiaste, exclamez vous. Rajoutez donc un !

  • Mot de passe : 200801?ErsatzAcacia!

variante : utiliser des paroles de chansons

  • Etjetaidéposédesfleursenpapier (issue de la chanson Acacia)
  • Etjetaidéposédesfleursenpapier!
  • Etjetaidéposédesfleursenpapier!01 : on rajoute le numéro de piste de la chanson
  • Etjetaidéposédesfleursenpapier!200801 : on rajoute l’année de sortie de l’album.

Vous pouvez procéder de la même façon avec des thèmes différents comme la cuisine et le cinéma.

Le thème de la cuisine

  • mot de passe Patesoeufs?Carbonara! formé à partir des éléments nécessaires à la recette.
  • mot de passe Boeuf&Carottescuisson120min : ingrédients de la recette plus le temps de cuisson.

Le théme du cinéma

  • mot de passe lacitédelapeur1994lesnuls : on met le titre d’un film + sa date de sortie et on accole un mot spécifique ayant trait au film.
  • mot de passe lacitédelapeur1994chabatlauby : cette variante inclut le nom du film, sa date de sortie et quelques noms d’acteurs.
  • mot de passe 1994TubluffesMartoni!84 : l’idée ici est de rajouter une phrase issue du film et de l’entourer d’éléments complexes. Dans ce cas là, l’année de sortie du film, un point d’exclamation à la fin de la phrase, et à quelle minute est prononcée cette phrase.

Le thème “Remix”

  • JulienDoréLaCitéDeLaPeurBoeufsCarottes : je crois que vous avez compris le principe 🙂

Utiliser un dictionnaire ou Wikipedia pour déterminer 3 ou 4 mots aléatoirement

La méthode la plus solide est de choisir 4 mots aléatoirement et de les accoler. Prenez un dictionnaire ou allez sur Wikipedia et choisissez 3 mots au hasard.

Avec Wikipedia, utilisez l’option “article au hasard”. De plus, vous avez la possibilité de trouver des mots dans une autre langue.

et hop, voici combat, impulsion, revue.

  • mot de passe allegorieimpulsionrevue : la base
  • mot de passe allegorieimpulsionrevue!521 : je rajoute un nombre au hasard et un symbole spécial (au choix, ? ou * ou @ ou #… etc)
  • mot de passe allegorietwimpulsiontrevue!521 : je viens de rajouter tw entre deux mot, pourquoi donc ? Et bien, c’est pour me connecter à Twitter. Je remplacerais “tw” par “di” si je devais me connecter à Diaspora. Le but est personnaliser le mot de passe par site : j’intercale les 2 premières lettre du service concerné dans mon mot de passe : allegorieimpulsion | 2 lettres | revue521!

    Ainsi, mon mot de passe n’est plus unique et peut être utilisé pour plusieurs sites, même si ce n’est pas un système parfait… mais toujours mieux qu’un mot de passe unique pour tous vos sites.

Conclusion

J’espère que cela vous aura donner des idées et convaincu que nous pouvons nous amuser à trouver des mots de passe efficaces, simples à retenir tout en les rendant plus complexes.

A vous de jouer !

Email : mes dix habitudes essentielles

Il existe des règles tacites lors de tout échange social, les échanges par email n’échappent pas à certaines conventions. Et nous sommes rarement formés à l’art d’écrire un email en entreprise, voir jamais.

1. L’importance du titre

Pour aider votre destinataire à vous répondre, il faut lui indiquer clairement ce que vous voulez. Cela peut être exaspérant de recevoir un email avec le titre “Question” ou “urgent urgent”. Si au début, vous vous jetez sur l’email parce que c’est écrit urgent, à la longue, vous n’agirez plus du tout urgemment. Sans parler des sujets avec des ///// ou des *** ou des !!!! dans le titre. Il est temps d’arrêter ce genre d’originalité, ça fait vraiment enfantin.

Nous traitons tous des emails urgents, tous les jours. Merci de ne pas brouiller les codes en répétant le mot urgent quatre fois. Le titre doit être court et concis.

2. Le style de l’email

Dans le cadre d’un échange professionnel, l’email a pour but de faire passer un message : validez ceci, achetez cela, prenez connaissance de cette information etc… Il faut donc, pour atteindre son but, être clair et simple. Qui a dit minimaliste ? Bravo, vous gagnez 1 point 🙂

Limitez le nombre de paragraphes à trois maximum, ne multipliez pas les pièces jointes et n’utilisez pas de couleurs flashy. N’écrivez pas votre message tout EN MAJUSCULES, ca donne l’impression que vous criez et c’est illisible.

3. N’abusez pas de l’email

Ce n’est pas parce que l’email est gratuit, et que cela va vite, que vous êtes en droit d’en envoyer dix à un interlocuteur dans la même journée : le spam, c’est intrusif et ça fait insistant (et je reste poli).

4. Un message email n’est pas privé, spécialement dans le travail

Même lors d’un échange avec un seul destinataire, une conversation n’est pas privée. N’écrivez pas de rumeurs, ne faites pas de confidence sur votre travail, sur un collègue ou sur un client. Rappelez vous : les écrits restent, particulièrement ceux qu’on aimerait voir disparaître.

Dans le même style, ne mettez pas votre numéro de carte de crédit ou vos mots de passe dans un email. Internet, ce n’est pas la banque de France et tout se pirate un jour ou l’autre.

5. Relisez le message

Ca m’arrive souvent sur Twitter et quelques fois quand j’écris un email à toute vitesse : j’ai tendance à oublier des mots. La relecture permet de corriger les fautes de frappes et les fautes d’orthographe. Écrire rapidement un message sans s’arrêter pour se corriger, je dis oui : ça évite de perdre le fil de son idée ou de son raisonnement mais il faut le relire o-bli-ga-toi-re-ment.

6. Votre signature

Ne mettez que l’essentiel : si vous demandez une réponse par courrier papier à un dossier, n’oubliez pas d’insérer votre adresse physique dans votre signature électronique.

Inversement, vous ne voulez pas vous faire polluer par des appels téléphoniques, enlevez votre numéro de téléphone de votre signature, sinon vous êtes fichu !

De plus, je souris toujours en voyant les gens insérés leur propre adresse email dans leur signature email. Vous voyez ce que je veux dire ?

Votre signature vous représente : ne la négligez pas. Evitez les images trop lourdes ou qui prennent trop de place car lors d’un échange email, on ne verra plus que cette signature défaillante. Ça marche également pour les psots de forums mais c’est un autre débat.

Dernière chose : ne mentez pas sur votre titre officiel. il vaut mieux écrire un titre simple comme Commercial et obtenir des merveilles à vos client que d’écrire Responsable Grands Comptes pour se donner le beau rôle et n’avoir aucune plus-value pour vos clients.

7. Transférer un e-mail

Au moment de transférer un échange d’emails à un nouvel interlocuteur, il faut réfléchir à plusieurs choses : y a-t-il des informations sensibles ou confidentielles dans l’échange passé ?

Les auteurs précédents sont-ils au courant que leur discussion va être transférée à une tierce partie ? Peut être faudrait-il les prévenir, non ?

8. Le choix des destinataires

J’imagine que vous avez remarqué qu’il existait trois cases pour insérer l’adresse de vos destinataires.

à / pour / to : pour votre destinataire principal, celui ou celle qui doit agir ou répondre à ce message

– Cc : copie carbone, la liste des personnes qui doivent prendre connaissance du message, pour leur information. On dit qu’ils sont en copie du message. Leur action n’est pas (vraiment) requise.

– Cci : copie carbone invisible, les adresses email insérées dans cette case resteront invisibles aux destinataires, ainsi qu’aux personnes en copie.

Il faut respecter cette règle universelle !

Si je suis le destinataire principal, mon attitude sera tout autre que si je suis en copie. La nécessité de prendre connaissance de cet email se détermine à ce moment là. Si vous mettez la personne qui doit décider en Cc, ne vous étonnez pas de ne pas obtenir de réponse.

De plus, il faut savoir choisir son destinataire. N’arrosez pas la terre entière en mettant vingt destinataires : chacun pensera que quelqu’un d’autre va répondre. Pour faire court, ciblez correctement !

Autre précision : je vous déconseille d’utiliser l’option Cci. Rien ne reste jamais caché dans la vie et cela pourrait se retourner contre vous. La seule utilisation possible du champ Cci est lors de l’envoi d’une newsletter par exemple; les clients n’ont pas besoin de se connaître, voir ne doivent pas se connaître. Et surtout, ils n’ont peut être donné leur consentement pour voir leur email exposé à d’autres personnes. Idem pour un appel d’offre.

9. Tranches horaires

Evitez les emails importants en fin de journée ou en soirée : la fatigue accumulée lors de la journée de travail peut vous jouer des tours. Si l’email est important, faites un brouillon que vous reprendrez à la première heure le lendemain matin. Et pas d’emails professionnels (voir personnels) après un repas arrosé le soir, c’est la meilleure façon d’écrire des bêtises.

10. Chronologie de la rédaction d’un email

– Commencer par un titre
–  Écrivez votre texte.
– Insérez la pièce jointe
– Insérez votre signature
–  Sauvegardez votre email.
– Relisez le puis validez le mentalement.
–  Insérez les destinataires.
–  Envoyez.

Je conseille d’écrire le corps du texte en premier pour la raison suivante : si vous appuyez sur le bouton “envoyer” par erreur lors de la rédaction du mail, l’email ne partira pas. Ca évite le “annule & remplace” et les excuses pour l’email précedent incomplet.

Et vous, avez-vous des conseils ?

Le minimalisme

Le minimalisme apparaît dans les années 60 aux USA en réaction à ce qui se fait à l’époque : l’expressionisme abstrait (Rothko par exemple, pour ce que je connais) et le pop art (Warhol et Oldenburg).

L’expressionnisme abstrait est la mise en valeur de la couleur comme matière avec deux courants en son sein : l’action painting et le colorfield painting.

Jackons Pollock représente plus particulièrement l’action painting. Voir ce site interactif pour comprendre ce qu’est l’action painting (bouger avec votre souris et cliquez pour changer de couleur).

Le courant colorfield painting est incarné par de nombreux artistes. J’ai découvert Mark Rothko il y a de cela quelques année et il représente parfaitement ce style.

Rothko

Le pop art s’intéresse aux objets ordinaires et à la puissance de l’image dans la société moderne et se sert de la culture populaire dans ses oeuvres. Le peintre anglais Hamilton donne la définition suivante : “ Populaire, éphémère, jetable, bon marché, produit en masse, spirituel, sexy, plein d’astuces, fascinant et qui rapporte gros.” Son représentant le plus connu est Andy Warhol.

Andy Warhol

Mais je m’égare…

Ainsi donc le minimalisme émerge de cette débauche de couleurs et de produits de masse.

Tout commence avec Ad Reinhardt, peintre abstrait, qui radicalisa son travail au début des années 50 : il utilise une couleur par toile, puis de façon encore plus radicale, il n’utilisera qu’une peinture sombre, proche du noir.

Deux plasticiens pionniers, Robert Morris et Donald Judd, empruntent également une voie minimaliste dans leurs créations. Ils travaillent sur les processus qui constituent l’oeuvre elle-même, emploient des matériaux non nobles et développent une poétique de l’espace. Notre perception des objets est liée à son espace environnant : l’objet révèle l’espace et l’espace met en valeur l’objet.

Dans le même temps, Ludwig Mies van der Rohe, architecte allemand exerçant aux USA après la deuxième guerre mondiale, introduit de nouveaux concepts architecturaux : espaces neutres, architecture fine et élancée, structures des bâtiments visibles, l’intérieur est aussi important que l’extérieur, voir indissociable. C’est lui qui reprend et popularise les phrases “less is more”, moins est plus, et “God is in the details”, Dieu est dans les détails.

Il faut rajouter encore le peintre Franck Stella et le plasticien Carl Andre.

Peinture, sculpture, design… le minimalisme s’attache à la simplicité des formes et des couleurs. Simplicité que l’on peut ériger en art de vivre.

Un environnement sobre est plus sain et aide à la concentration pour mieux travailler.

Le minimalisme est un moyen de vivre mieux en vivant avec moins, dans un mondé épuré avec moins d’objets, moins de distraction, moins de consommation, moins d’engagements. Il faut se débarrasser du superflu pour faire de la place à ce que l’on aime, à nos priorités dans la vie.

Ce n’est pas la recherche du vide mais la remise en ordre et le contrôle de sa vie. C’est se rapprocher de ce que l’on est vraiment et de ce qui est important pour nous, en évitant de se laisser encombrer par le superflu, qu’il s’agisse de matériel ou d’immatériel.

J’espère que cette présentation vous aura aider à comprendre ce qu’est le minimalisme et que certaines idées vous séduiront.

Utiliser le navigateur internet Firefox ? Un bon départ pour protéger votre vie privée

Firefox est la référence en matière de navigateur libre et open-source. Il est puissant, modulable et rapide, surtout depuis la version 59.

Après l’installation de Firefox, je fais quelques réglages et j’installe des extensions. Voici un descriptif de ces deux étapes.

Réglages

1) combler la faille de WebRTC lorsqu’on utilise un VPN

Dans la barre d’adresse, mettre l’entrée suivante : About:config

Puis trouver le clé : media.peerconnection.enabled

Double cliquer pour la passer en : false

2) changer le moteur de recherches par défaut

En ce moment, j’utilise le moteur de recherches éthique Lilo. Je l’installe manuellement via cette page ou alors j’utilise l’extension officielle.

Extensions

J’utilise de nombreuses extensions. Je désactive certaines selon mes besoins, afin d’alléger le navigateur.

  • uBlock Origin, le meilleur bloqueur de publicités par sa légèreté et son efficacité
  • Decentraleyes pour bloquer l’accès aux bibliothèques tierces avec comme effet de stopper le pistage et d’accélérer la navigation
  • Evernote Web Clipper pour capturer des images et des articles dans Evernote
  • Self Destroying Cookies pour effacer les cookies à la fermeture des onglets afin de limiter le traçage de ma navigation
  • Foxy Gestures pour naviguer à la souris
  • LastPass pour retenir mes mots de passe
  • DuckDuckGo Essentials : force les sites à utiliser le protocole de sécurité HTTPS par défaut, ce qui améliore la sécurité, vérifie la fiabilité d’un site et bloque les traqueurs en général.

Et vous, quelles sont vos habitudes avec votre navigateur ?

Comment améliorer son espace de travail ?

Prendre soin de son espace de travail n’est pas seulement lié un souci esthétique. Avoir un espace ordonné et bien rangé permet de mieux travailler et de mieux se concentrer. Comment imaginer travailler efficacement sur un bureau couvert de piles de papier et de dossiers posés en vrac ?

Joshua Becker de Becoming Minimalist a écrit un billet sur ce sujet. Je vous en propose une traduction rapide et quelques commentaires.

____

Un homme d’affaires Philippin m’a donné un conseil : « rangez votre bureau chaque soir avant de quitter votre bureau. Vous vous remercierez le matin en arrivant ».

– moins de distraction. Un bureau désordonné est rempli de distractions potentielles. Post-its, cartes de visite, classeurs, dossiers incomplets… voici autant de distractions tout au long de la journée. En enlevant ces distractions, vous vous concentrerez sur le projet le plus important : celui que vous traitez maintenant.

– plus de liberté. un bureau propre vous donne la liberté de poursuivre le projet que vous avez choisi. Votre liste de taches à faire n’est plus captive des dossiers de votre bureau. Tout cela est déterminé par vous, même si vous prenez les directives de votre responsable.

– nouvelle opportunité. Un nouveau jour apporte de nouvelles opportunités et le potentiel pour accomplir quelque chose de grand. Evoluer dans un bureau où le travail d’hier est visible vous ancre immédiatement dans le passé.

– réputation améliorée. Un bureau propre et rangé indique un esprit clair et concentré. Cela vous fait paraître efficace, accompli et organisé. Tandis que rien ne remplace un travail bien fait, un bureau épuré améliorera votre réputation parmi vos collaborateurs.

Un bureau ordonné est plus naturel pour certains. Mais je suis la preuve qu’un bureau clean peut s’appliquer à tous les types de personnalités. Voici 6 étapes pour vous permettre de faire la transition :

1. réduisez le nombre d’objets sur votre bureau. La première étape est de conserver moins d’objets dessus votre bureau. Cela semble simple. Jetez un œil à ce qui est sur votre bureau. De quoi n’avez-vous pas absolument besoin ? Photos, calendrier, livres, fournitures et nourriture doivent être considérés. Si cela n’est pas essentiel, il faut l’enlever.

2. utilisez les tiroirs. Utiliser des tiroirs n’est pas tricher. Ils conservent vos dossiers, vos outils et vos fournitures à portée de main tout en les ôtant de votre ligne de vue. Dans mes tiroirs, je stocke mes fournitures (crayons, agrafes…) et mes dossiers actuels. Mes projets en cours sont dans des dossiers étiquetés dans mon tiroir le plus haut pour être facilement accessible.

3. terminez vos projets. L’un des plus gros ennemis du bureau ordonné est le dossier non terminé. Quelques fois, ce genre de dossiers reste sur notre bureau pendant des semaines pour nous distraire et se moquer de nous. L’espace que prend un tel dossier dans votre esprit peut vous paralyser. Si le dossier peut être traité en moins de 20 minutes, menez le jusqu’au bout. Si le projet prend plus de temps, trouver un tiroir pour le mettre jusqu’à ce que vous soyez prêt à travailler dessus.

4. stockez les choses numériquement. Un simple programme de Contacts et un programme de tâches remplaceront 95–100% de vos notes qui encombrent votre espace de travail (j’utilise pour ma part Microsoft Outlook). Trouvez en un et apprenez à l’utiliser. Ces post-its n’encombreront plus votre écran et ne distrairont pas votre esprit. Et vous n’en perdrez plus. C’est une méthode essentielle qui va vous libérer.

5. limitez le temps passé distraitement sur l’ordinateur. Alors que l’ordinateur peut être essentiel dans l’élimination du désordre sur votre bureau, il est une source de distraction en lui-même. Soutenez votre cause en arrangeant votre fond d’écran et votre disque dur avec votre bureau physique. Pour les débutants, trouvez un fond d’écran non distrayant et enlever toutes les icones non nécessaires

6. prenez 5 minutes. Prenez les 5 dernières minutes de chaque jour pour ranger. Soyez assuré que dès que vous aurez pris cette habitude, vous y passerez moins de 5 minutes. Mais prenez le temps au début. Croyez moi, vous vous remercierez en arrivant le matin.

Un bureau propre et ordonné vous donnera plus de concentration, de paix d’esprit et de permettra d’être plus productif. Et c’est bien pour vous et votre entreprise.

Classer ses emails et ranger son PC : des idées pour vous simplifier la vie !

Ce billet est directement inspiré par le travail d’Ethan Waldman, auteur du blog Cloud Coach. Il s’agit de gérer son email et son ordinateur pour mieux travailler.

Il est plus difficile de se rendre compte du désordre numérique. L’espace de stockage dont nous disposons sur nos machines est vaste. De plus, rajouter de l’espace est assez peu cher et très disponible : vous pouvez toujours acheter un disque dur externe à 50 € et continuez à amasser énormément de données. Le désordre restera plus ou moins invisible. Par contre, le désordre deviendra rapidement visible dans vos emails.

Les emails, ennemi n°1 ?

1. les gens utilisent l’email tous les jours.

2. l’email est utilisé pour le professionnel, les amis et les relations sociales diverses et variées.

3. même si vous utilisez Twitter ou Facebook, tout est souvent lié à l’email. Les messages, les notifications et les alertes s’empilent.

Se désinscrire

Recherchez dans votre boite email les newsletters et les offres promotionnelles : désabonnez-vous massivement. Il faut réduire le bruit dans votre email.

Envoyer moins d’emails

Commencez par ne plus faire de « répondre à tous ». Répondre à tous est la garantie d’avoir en retour une montagne d’emails.

Avant de répondre, demandez vous si un coup de fil ou un SMS ne serait pas plus efficace. Quand vous n’avez pas le choix, faites un email le plus court possible et direct. Si vous écrivez une tartine, n’espérez pas de réponse concise.

S’organiser

S’organiser ne commence pas au moment où tout part en vrille. Quand vous démarrez un projet ou une correspondance, il faut commencer tout de suite à penser à son futur classement si l’échange devait durer. Libellé, tag, dossier… les possibilités de rangement sont nombreuses et doivent être décidées dès l’envoi du premier email. N’attendez pas d’avoir 5–6 emails pour vous demander comment les classer.

Être constamment enseveli sous les emails est un choix, pas un problème insoluble. Il faut reconnaître que votre méthode et vos habitudes doivent changer.

Ranger son ordinateur

Un PC sans classement entraîne une chute de la productivité et le début du malaise. Difficile de repérer les images, les documents de travail et les raccourcis avec lesquels vous devez impérativement travailler.

Une fois de plus, vous devez vous organiser pour classer et travailler correctement. Vos gagnerez du temps par la suite.

Cette technique se résume ainsi : un dossier de réception, une archive, un rangement régulier.

Etape 1 : garder un seul dossier de réception

Quand je fais une capture écran, elle est sauvegardée sur mon bureau. Quand je télécharge un fichier, il est sauvegardé dans le répertoire Téléchargements. Les documents, eux, sont sauvegardés dans le répertoire Documents. Vous avez compris le problème sur le long terme ? Cela crée de nombreux dossiers de réception sur votre ordinateur.

C’est déjà compliqué de garder sa boite email clean, alors imaginez de nombreux dossiers virtuels dispersés comme ci-dessus ?

Ma recommandation est de prévoir un seul et même dossier de réception pour tous vos fichiers. Il faut commencer par changer les répertoires de téléchargement par défaut de vos navigateurs, ainsi que pour tous vos logiciels (Libreoffice, Photoshop, Firefox, Word…). Ainsi, tous vos fichiers téléchargés du net et tous vos documents de travail pointeront dans le même répertoire, ce qui rendra le rangement plus facile ensuite.

Etape 2 : créer une seule archive

Comme la règle ci-dessus, pourquoi stocker vos fichier dans plusieurs répertoires éparpillés ? Avant, j’avais une poignée de dossiers sur mon bureau pour les fichiers utilisés fréquemment et d’autres dossiers dans le répertoire Documents.

Au bout d’un moment, j’avais des dossiers sur le fond d’écran qui avait la même utilité que les répertoires dans Documents. A la fin, je ne savais plus dans quel répertoire classer certains de mes fichiers. Ou alors je les classais mal et créais des doublons…

La solution est de conserver une seule archive. Il vous faut choisir un seul répertoire pour classer tous vos fichiers et de construire votre organisation à l’intérieur de ce répertoire unique. N’ayez pas 2 ou 3 arborescences séparées dans différents endroits.

un minimum de répertoires pour un maximum d’efficacité

De plus, il vous suffira de synchroniser ce dossier de réception avec un service de type Hubic, Sync ou Pcloud pour avoir une sauvegarde totale de tous vos fichiers. Ou comment faire d’une pierre deux coups.

Étape 3 : rangement fréquent

N’attendez pas d’avoir un désordre trop important avant de ranger un peu. Idéalement, ranger une fois par semaine ou à la fin d’un projet serait une bonne idée. Faites que ce soit une routine de jeter un œil dans votre dossier de réception pour effacer les fichiers inutiles et classer les autres dans votre archive. Bloquer 30 minutes par semaine dans votre agenda pour ce rangement.

Une autre idée d’organisation serait de créer un raccourci sur le bureau des dossiers Archives les plus utilisés ou de projets en cours. Quand un projet est terminé, il suffit d’effacer le raccourci déposé sur le bureau.

Et vous, avez-vous une méthode pour ranger ?

_ Damien

Un nouveau blog

Et me voilà de retour dans le grand jeu de la blogosphère francophone !

Je suis présent du côté de blog-libre et en quelques semaines j’ai relancé  plusieurs activités. Tout d’abord écrire sur Medium, une plate-forme très facile d’utilisation et prendre des photos. Mais plus que de prendre des photos, ce sera surtout les publier. Et qui dit publication dit développement. Donc tenter un travail de qualité de photographe amateur.

La grande différence de ce nouveau départ, c’est l’abandon du pseudonymat. Et oui, j’écris à ce jour sous ma vraie identité par souci de transparence. Je me suis largement inspiré de la réflexion de Genma/Jérome, merci à lui.

J’ai donc plusieurs projets sur le feu, écrire, faire de la photographie  et je prépare un café vie privée, possiblement présenté à un Meetup. Le choix des lieux est large sur Lyon. L’actualité très chaude du moment concernant Facebook me pousse à finaliser cette présentation.

Ce blog comportera plusieurs pages et rubriques. Je ne vais pas tout dévoiler mais je désire inscrire ma démarche sur la longueur avec du fond, du fond et encore du fond.

A bientôt.