Comment améliorer son espace de travail ?

Prendre soin de son espace de travail n’est pas seulement lié un souci esthétique. Avoir un espace ordonné et bien rangé permet de mieux travailler et de mieux se concentrer. Comment imaginer travailler efficacement sur un bureau couvert de piles de papier et de dossiers posés en vrac ?

Joshua Becker de Becoming Minimalist a écrit un billet sur ce sujet. Je vous en propose une traduction rapide et quelques commentaires.

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Un homme d’affaires Philippin m’a donné un conseil : « rangez votre bureau chaque soir avant de quitter votre bureau. Vous vous remercierez le matin en arrivant ».

– moins de distraction. Un bureau désordonné est rempli de distractions potentielles. Post-its, cartes de visite, classeurs, dossiers incomplets… voici autant de distractions tout au long de la journée. En enlevant ces distractions, vous vous concentrerez sur le projet le plus important : celui que vous traitez maintenant.

– plus de liberté. un bureau propre vous donne la liberté de poursuivre le projet que vous avez choisi. Votre liste de taches à faire n’est plus captive des dossiers de votre bureau. Tout cela est déterminé par vous, même si vous prenez les directives de votre responsable.

– nouvelle opportunité. Un nouveau jour apporte de nouvelles opportunités et le potentiel pour accomplir quelque chose de grand. Evoluer dans un bureau où le travail d’hier est visible vous ancre immédiatement dans le passé.

– réputation améliorée. Un bureau propre et rangé indique un esprit clair et concentré. Cela vous fait paraître efficace, accompli et organisé. Tandis que rien ne remplace un travail bien fait, un bureau épuré améliorera votre réputation parmi vos collaborateurs.

Un bureau ordonné est plus naturel pour certains. Mais je suis la preuve qu’un bureau clean peut s’appliquer à tous les types de personnalités. Voici 6 étapes pour vous permettre de faire la transition :

1. réduisez le nombre d’objets sur votre bureau. La première étape est de conserver moins d’objets dessus votre bureau. Cela semble simple. Jetez un œil à ce qui est sur votre bureau. De quoi n’avez-vous pas absolument besoin ? Photos, calendrier, livres, fournitures et nourriture doivent être considérés. Si cela n’est pas essentiel, il faut l’enlever.

2. utilisez les tiroirs. Utiliser des tiroirs n’est pas tricher. Ils conservent vos dossiers, vos outils et vos fournitures à portée de main tout en les ôtant de votre ligne de vue. Dans mes tiroirs, je stocke mes fournitures (crayons, agrafes…) et mes dossiers actuels. Mes projets en cours sont dans des dossiers étiquetés dans mon tiroir le plus haut pour être facilement accessible.

3. terminez vos projets. L’un des plus gros ennemis du bureau ordonné est le dossier non terminé. Quelques fois, ce genre de dossiers reste sur notre bureau pendant des semaines pour nous distraire et se moquer de nous. L’espace que prend un tel dossier dans votre esprit peut vous paralyser. Si le dossier peut être traité en moins de 20 minutes, menez le jusqu’au bout. Si le projet prend plus de temps, trouver un tiroir pour le mettre jusqu’à ce que vous soyez prêt à travailler dessus.

4. stockez les choses numériquement. Un simple programme de Contacts et un programme de tâches remplaceront 95–100% de vos notes qui encombrent votre espace de travail (j’utilise pour ma part Microsoft Outlook). Trouvez en un et apprenez à l’utiliser. Ces post-its n’encombreront plus votre écran et ne distrairont pas votre esprit. Et vous n’en perdrez plus. C’est une méthode essentielle qui va vous libérer.

5. limitez le temps passé distraitement sur l’ordinateur. Alors que l’ordinateur peut être essentiel dans l’élimination du désordre sur votre bureau, il est une source de distraction en lui-même. Soutenez votre cause en arrangeant votre fond d’écran et votre disque dur avec votre bureau physique. Pour les débutants, trouvez un fond d’écran non distrayant et enlever toutes les icones non nécessaires

6. prenez 5 minutes. Prenez les 5 dernières minutes de chaque jour pour ranger. Soyez assuré que dès que vous aurez pris cette habitude, vous y passerez moins de 5 minutes. Mais prenez le temps au début. Croyez moi, vous vous remercierez en arrivant le matin.

Un bureau propre et ordonné vous donnera plus de concentration, de paix d’esprit et de permettra d’être plus productif. Et c’est bien pour vous et votre entreprise.

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