Pourquoi encourager le logiciel libre dans les associations ?

Ce billet est une prise de notes de la conférence de Pierre Yves Gosset, membre de Framasoft, lors des 15ème Journées du Logiciel Libre (Lyon) le samedi 12 avril 2014.

En voici une version améliorée avec ma vision du numérique et mes pratiques associatives des dix dernières années.


Définir le libre : ce sont des valeurs que partagent le monde associatif.

1) utiliser
2) étudier
3) partager
4) modifier

L’image utilisée est celle de la recette de cuisine, que nous utilisons, que nous étudions, que nous pouvons partager et que nous pouvons modifier.

Le monde associatif et le logiciel libre sont habitées par la même vision du monde : celle d’améliorer les choses et de les partager, sans s’approprier une réussite.

Définir le cloud (infonuagique en français)

Le cloud est un mot à la mode et utilisé à toutes les sauces. La définition sera la suivante : utiliser des serveurs distants pour stocker et traiter vos données personnelles et numériques. En plus clair : vous utilisez l’ordinateur de quelqu’un à distance pour stocker vos données et informations.

Utiliser des entreprises comme Google et Facebook pour son association ?

1) il y a un problème du tracking permanent de ce que vous faites sur internet de leur part.
2) on ne change pas de modèle de consommation : tout en haut, quelqu’un décide ce que vous verrez sur votre écran.
3) on sous-traite ses propres données : on devient dépendant de solutions extérieures.
4) on sous-traite sa vie privée : elle est entre les mains d’une société extérieure. Qu’en est-il de la collecte et de l’exploitation de vos données et de celles de vos adhérents ? Personne ne sait.

Et mon association dans tout ça ?

1) vous ne maîtrisez pas ces services « cloud ». Du jour au lendemain, le service que vous utilisez peut devenir payant, le service peut radicalement changer, voir pire, les données peuvent être perdues.

2) vous imposez vos choix à d’autres personnes. Elles devront se connecter à ces services, et peut être même créer un compte à ce service, sans voir le choix.

Les solutions ?

1) pour éviter que les membres de votre association et les visiteurs ne soient traqués en se rendant sur votre site, il faut enlever les publicités : mais quid de cette potentielle rentrée d’argent ?

2) les visiteurs du site doivent passer a une économie de la contribution, pas seulement consommateur, en faisant des dons à votre site.

3) héberger soi-même ses données, cela ne coûte pas nécessairement cher

4) ne pas mettre tous ses œufs dans le même panier en utilisant un seul et même fournisseur de services pour tout (email, agenda, stockage de fichiers, réseau social, base de données d’adhérents…)

5) s’informer, se former pour comprendre ce qu’on utilise

6) être conscient des traces que nous laissons sur internet selon les services utilisés.

7) utiliser les bons outils, libres de préférence

Evernote, mon outil favori

Evernote est un outil de prise de notes. Ses fonctionnalités sont nombreuses et plutôt que d’en faire un inventaire plus ou moins complet, je vais parler de mes usages avec Evernote.

Prendre des notes (évidemment)

J’ai une idée de billets a écrire, de cadeaux à offrir ou de courses à faire… je crée une note. Les notes sont indifféremment écrites ou audio selon l’environnement dans lequel je me trouve, si j’ai le temps ou non d’écrire.

Capturer des choses intéressantes

Je lis quelque chose d’intéressant sur internet nécessitant une relecture, un travail supplémentaire ou d’être archivé, je le capture dans Evernote (grâce à une extension Firefox ou en envoyant le lien de la page internet par e-mail dans Evernote).

S’il s’agit d’un article de presse papier, je le prends en photo et l’insère également dans une note. Il faut savoir que le moteur de recherche d’Evernote reconnaît les mots dans un document attaché, que ce soit un fichier texte (Libreoffice ou Word), une photo ou un fichier .pdf.

Afin de suivre ce que j’ai capturé, j’ai créé deux carnets à cet usage : « à voir » et « à lire » qui regroupent ma veille et mes captures de choses intéressantes.

Sauvegarder les choses utiles

Je stocke précisément certains documents officiels. Quand je pars en voyage, j’ai une photo des passeports familiaux et ainsi que de la mutuelle familiale stockés dans un carnet appelé « administratif ». Ça m’a déjà servi lors d’une visite inopinée en urgence dans un centre médical en Grèce par exemple… Comme les notes peuvent être stockées hors ligne sur votre téléphone, il n’est pas obligatoire d’avoir une connexion internet pour consulter vos notes.

Au quotidien, je prends en photo les informations affichées à l’école, que je partage ensuite dans un carnet avec mon épouse si nécessaire. J’ai une note comportant également les tailles de vêtement des membres de la famille, là enocore via une note écrite ou de photos des étiquettes de vêtements (encore plus pratique car les tailles peuvent varier d’une marque à l’autre).

Je prends également en photo les reçus, factures et autre écrits dont je vais avoir besoin par la suite. Par exemple, je loue une voiture un week-end : je prends en photo le document qui me donne le plan et code d’accès pour la rendre a la fin de ma location.

Et l’organisation dans tout ça ?

Les notes peuvent être classées dans des carnets et des sous-carnets (prenez l’image des répertoires et sous-répertoires de votre explorateur de fichiers). Il est également possible de rajouter des tags à chaque note.

Exemple : je viens d’acheter une cuisinière et je décide de ranger la facture. Je nomme cette note « cuisinière Arthure Martin ». Je la range dans le répertoire « achats » et rajoute les tag  #facture, le nom du magasin #darty, le type de produit #cuisinière.

Pour retrouver une note, vous avez donc plusieurs possibilités :

  • vous rendre dans le carnet comportant votre note, si vous vous souvenez bien de l’endroit où elle est rangée
  • parcourir l’arborescence des tags et cliquer le tag de votre note.
  • utilisez le moteur de recherche et insérer les mots clés qui feront ressortir la note désirée (ex : le mot cuisinière ou alors le tag #darty)

Y a-t-il une organisation idéale? Cette question fait débat dans la communauté Evernote. Et ma réponse est la suivante : non, il n’y a pas d’organisation idéale. Il y a l’organisation avec laquelle vous serez le ou la plus confortable.

Certains et certaines d’entre nous préfèrent le classement avec les carnets et sous-carnets (semblable à l’arborescence de l’explorateur de fichiers donc). D’autres se sentent plus aise avec l’usage des tags.

A titre personnel, j’utilise un mix des deux.

Partager ses notes avec Evernote

Il est bien évidemment possible de partager vos notes sous Evernote. Vous pouvez partager une note ou un carnet de notes. Ainsi les deux utilisateurs seront capables de voir et d’éditer les notes.

A noter la présence d’un chat entre utilisateurs et la possibilité d’y attacher les notes que vous voulez partager. C’est une autre façon de partager.

De plus, il est possible d’envoyer le lien d’une note pour autoriser la consultation de la note, et consultation uniquement. Votre destinataire n’est pas obligé d’avoir un compte Evernote pour lire la note partagée.

Des fonctionnalités supplémentaires

Il est possible de créer des checklists (boites à cocher) très facilement.

L’insertion et la gestion de tableaux a été grandement améliorée il y a quelques mois.

Les notes peuvent être présentées comme un diaporama et donc être retro projetées.

Faiblesse d’Evernote

La principale faiblesse d’Evernote est sa médiocre capacité d’export des notes. Pas possible de faire un export en .pdf ou .rtf par exemple.

Certains et certaines ajouteront qu’Evernote libère son plein potentiel en version payante. Et c’est exact, la version payante est la plus performante . Comme tout travail se paie, ca me parait une bonne façon de soutenir le service.

Des alternatives ?

J’ai testé Nimbus Notes, Onenote, Standard Notes, Simplenote, Zoho Notes, Turl, Dropbox Paper… mais aucun ne m’a convaincu. Evernote reste la référence pour moi.

Avec moi, partout, tout le temps

Evernote m’accompagne depuis 5-6 ans. J’ai noté les « premières fois » de mon fils. J’ai sauvegardé des conversations SMS importantes, des choses qui comptent et qui me motivent. Je l’utilise pour gérer des projets professionnels et des dossiers clients.

Evernote est  un couteau suisse, utile et fiable. Bref je ne m’en sépare jamais.

A suivre : les blogs sur le numérique

La chance d’internet, c’est que chacun puisse s’exprimer sur un domaine ou une passion.

Dans ce billet, je vous présente les blogs de passionnés et professionnels du net, avec une approche intéressante et / ou divertissante du numérique. Logiciels, distributions Linux, tests de matériel, lifehacking, conseils, bonnes pratiques, tutoriels, vidéos… Il y en aura pour tous les goûts.

Chez Iceman : il se définit comme un artisan blogueur. De nombreux sujets sont abordés en dehors du numérique : j’apprécie ses billets sur l’automobile en général car mon niveau de connaissances est plutôt bas dans ce domaine.

Le blog de Genma : Genma se décrit comme un vulgarisateur de nouvelles technologies et il réussit particulièrement bien. A noter son travail de conférencier et animateur sur le thème de l’hygiène numérique et de la vie privée sur internet.

Cyrille Borne : son expérience du monde Linux, son franc-parler, son dynamisme et ses nombreux projets (recycler des machines à tout va, casser des pierres…)en font un personnage incontournable de la blogosphère francophone.

Le weblog de Frederic Bezies : son univers, c’est Arch Linux, le test perpétuel des distributions GNU/Linux et un point culture alternatif fort. Ses avis tranchés font souvent mouches dans la sphère du logiciel libre.

Le Hollandais volant : Timo Van Neerden se décrit comme un fan de sciences, d’informatique et d’internet. Son blog vaut par sa richesse d’informations, conseils et astuces pour geek.

Le Blog Libre : un blog collectif auquel je participe. Issu du constat que nous sommes plus forts à plusieurs que tout seul, ce blog donne les visions et idées de l’informatique, de Linux et de la vie privée sur internet de plusieurs participants.

Parigot-Manchot : un blog personnel, avec du Linux à l’intérieur mais pas seulement.

Seb’s blog : du contenu riche sur le monde GNU/Linux.

Le blog de Seboss666 : des billets techniques, de la vulgarisation et des billets d’humeur.

Le blog de dada : là encore, un blog très riche sur le monde GNU/Linux mais pas uniquement.

Matronix : le blog d’un prof nerd de CE1.

Le blog d’Olivyeahh : apport très intéressant par son approche destinée aux débutants qui voudraient découvrir le monde d’Ubuntu et des distributions Linux en général.

Le blog Utux : là encore, un riche contenu concernant le monde des logiciels libres et de l’univers numérique en général.

Angristan : blog généraliste sur Linux, de la technique et les mangas.

Dedoimedo : un blog anglophone qui teste de nombreuses distributions et de logiciels libres.

nlQnutn : des billets sur l’univers du logiciel libre, des jeux vidéos et des billets d’humeur.

Takopix : un blog généraliste sur le numérique

Denis Szalkowski : formateur et consultant, une vision professionnelle de l’univers du libre et du numérique.

Geekunivers : un blog généraliste sur le monde du numérique, des tutoriels, des retours sur le matériel, sur l’univers Apple également.

Guillaume Vendée : blogueur, podcasteur multi casquette (Tech Café, Relife…), il est très productif !

Pierre Morsa : dirige une agence agence de création de présentations. Une vision là aussi très pro du monde du numérique. Des conseils, des astuces, du GTD… Très intéressant.

#PW (Prof du web) : podcasteur avec Guillaume Vendée, son blog est très riche en conseils et idées

Bonne découverte !

Transformer un document Quip en post de blog WordPress

La lecture de ce billet m'a permis de découvrir la possibilité de transformer un document crée dans Quip en billet de blog Wordpress. C'est exactement le genre de hack que j'approuve pour gagner du temps !

https://quipblog.com/turn-your-docs-into-blogs-posts-with-this-wordpress-plugin-for-quip-bb4ab040ac21

La preuve par la publication de ce post 🙂

 

 

Quip, traitement de texte, tableur et chat en ligne

Quand on pense édition de documents en ligne, Office en ligne de Microsoft et Google Documents viennent souvent à l’esprit. Il y a encore d’autres solutions comme Zoho ou Yandex.

J’ai découvert Quip il y a de cela quelques années. Il permet de créer des documents en ligne véritablement enrichis : il est possible d’ajouter des images, des feuilles de calcul, des checklists, des sondages et des fichiers.

Markdown est intégré au traitement de texte, ce qui améliore grandement le style et la lecture des documents.

Quip est également orienté collaboration. Dans une phrase, vous pouvez interpeller un collaborateur en insérant la mention @prénom, qui pourra vous répondre dans un chat intégré au document.

Il est possible de créer des salles de chat et d’y inviter des membres.

La possibilité de commenter des passages du document n’est pas en reste et s’intègre parfaitement dans la marge gauche du document.

La grande force de Quip est dans la présence des Live Apps : ce sont des modèles de documents qui peuvent facilement intégrés dans vos pages. Besoin d’un tableau Kanban, d’un tableau pour suivre un projet, d’un calendrier ou d’un sondage ? Cela s’intègre en deux clics dans votre document.

Le partage d’un document ou d’un répertoire peut se faire via un simple lien et l’export des documents est disponible sous plusieurs formats.

 

Quip dispose également d’une version bureau permettant de travailler hors ligne et des applications sous Android et iOs.

Pour conclure, Quip est une réelle alternative à Google et Microsoft pour travailler en ligne et en mode coopératif.  Comme Quip est gratuite, je ne peux que vous conseiller de créer un compte et de le tester.

N’hésitez pas à dire ce que vous en pensez.

– Damien

Classer ses emails et ranger son PC : des idées pour vous simplifier la vie

Ce billet est directement inspiré par le travail d’Ethan Waldman, auteur du blog Cloud Coach. Il s’agit de comment gérer son email et son ordinateur pour mieux travailler.

Il est plus difficile de se rendre compte du désordre numérique. L’espace de stockage dont nous disposons sur nos machines est vaste. De plus, rajouter de l’espace est assez peu cher et très disponible : vous pouvez toujours acheter un disque dur externe à 50 € et continuez à amasser énormément de données. Le désordre restera plus ou moins invisible. Par contre, le désordre deviendra rapidement visible dans vos emails.

Les emails, ennemi n°1 ?

1. les gens utilisent l’email tous les jours.

2. l’email est utilisé pour le professionnel, les amis et les relations sociales diverses et variées.

3. même si vous utilisez Twitter ou Facebook, tout est souvent lié à l’email. Les messages, les notifications et les alertes s’empilent.

Se désinscrire

Recherchez dans votre boite email les newsletters et les offres promotionnelles : désabonnez-vous massivement. Il faut réduire le bruit dans votre email.

Envoyer moins d’emails

Commencez par ne plus faire de « répondre à tous ». Répondre à tous est la garantie d’avoir en retour une montagne d’emails.

Avant de répondre, demandez vous si un coup de fil ou un SMS ne serait pas plus efficace. Quand vous n’avez pas le choix, faites un email le plus court possible et direct. Si vous écrivez une tartine, n’espérez pas de réponse concise.

S’organiser

S’organiser ne commence pas au moment où tout part en vrille. Quand vous démarrez un projet ou une correspondance, il faut commencer tout de suite à penser à son futur classement si l’échange devait durer. Libellé, tag, dossier… les possibilités de rangement sont nombreuses et doivent être décidées dès l’envoi du premier email. N’attendez pas d’avoir 5–6 emails pour vous demander comment les classer.

Être constamment enseveli sous les emails est un choix, pas un problème insoluble. Il faut reconnaître que votre méthode et vos habitudes doivent changer.

Ranger son ordinateur

Un PC sans classement entraîne une chute de la productivité et le début du malaise. Difficile de repérer les images, les documents de travail et les raccourcis avec lesquels vous devez impérativement travailler.

Une fois de plus, vous devez vous organiser pour classer et travailler correctement. Vos gagnerez du temps par la suite.

Cette technique se résume ainsi : un dossier de réception, une archive, un rangement régulier.

Etape 1 : garder un seul dossier de réception

Quand je fais une capture écran, elle est sauvegardée sur mon bureau. Quand je télécharge un fichier, il est sauvegardé dans le répertoire Téléchargements. Les documents, eux, sont sauvegardés dans le répertoire Documents. Vous avez compris le problème sur le long terme ? Cela crée de nombreux dossiers de réception sur votre ordinateur.

C’est déjà compliqué de garder sa boite email clean, alors imaginez de nombreux dossiers virtuels dispersés comme ci-dessus ?

Ma recommandation est de prévoir un seul et même dossier de réception pour tous vos fichiers. Il faut commencer par changer les répertoires de téléchargement par défaut de vos navigateurs, ainsi que pour tous vos logiciels (Libreoffice, Photoshop, Firefox, Word…). Ainsi, tous vos fichiers téléchargés du net et tous vos documents de travail pointeront dans le même répertoire, ce qui rendra le rangement plus facile ensuite.

Etape 2 : créer une seule archive

Comme la règle ci-dessus, pourquoi stocker vos fichier dans plusieurs répertoires éparpillés ? Avant, j’avais une poignée de dossiers sur mon bureau pour les fichiers utilisés fréquemment et d’autres dossiers dans le répertoire Documents.

Au bout d’un moment, j’avais des dossiers sur le fond d’écran qui avait la même utilité que les répertoires dans Documents. A la fin, je ne savais plus dans quel répertoire classer certains de mes fichiers. Ou alors je les classais mal et créais des doublons…

La solution est de conserver une seule archive. Il vous faut choisir un seul répertoire pour classer tous vos fichiers et de construire votre organisation à l’intérieur de ce répertoire unique. N’ayez pas 2 ou 3 arborescences séparées dans différents endroits.

un minimum de répertoires pour un maximum d’efficacité

De plus, il vous suffira de synchroniser ce dossier de réception avec un service de type Hubic, Sync ou Pcloud pour avoir une sauvegarde totale de tous vos fichiers. Ou comment faire d’une pierre deux coups.

Étape 3 : rangement fréquent

N’attendez pas d’avoir un désordre trop important avant de ranger un peu. Idéalement, ranger une fois par semaine ou à la fin d’un projet serait une bonne idée. Faites que ce soit une routine de jeter un œil dans votre dossier de réception pour effacer les fichiers inutiles et classer les autres dans votre archive. Bloquer 30 minutes par semaine dans votre agenda pour ce rangement.

Une autre idée d’organisation serait de créer un raccourci sur le bureau des dossiers Archives les plus utilisés ou de projets en cours. Quand un projet est terminé, il suffit d’effacer le raccourci déposé sur le bureau.

Et vous, avez-vous une méthode pour ranger ?

damien delurier

Marre de galérer avec vos mots de passe ? J’ai quelques idées pour vous.

Les mots de passe protègent notre vie numérique ou sont censés agir comme tel. Le mot de passe est bel et bien le premier rempart face à une tentative de vol ou d’intrusion. Autant se donner le maximum de chances pour que cette protection soit la plus efficace possible. Je vais vous proposer des idées simples pour créer un mot de passe.

Pour créer un mot de passe efficace, il faut qu’il soit long et comporte des chiffres et des symboles. Par symbole, j’entends des #, des ! ou des @. Pas vraiment facile à retenir, n’est-ce pas ?

Utiliser vos goûts personnels : musique, cuisine ou films

Je prends une idée comme ça au hasard : utilisez un artiste ou un groupe musical pour créer un mot de passe.

Vous êtes fan de Julien Doré, de l’album Ersatz ? Voilà quelques idées.

  • Mot de passe Acacia ou Piano Lys : faciles à retenir, ils restent faciles à craquer.
  • Mot de passe ErsatzAcacia : on peut accoler un nom d’album et un titre de cet album pour compliquer un peu les choses.

Mais la sécurisation reste encore faible car ce sont des mots simples et à disposition dans le dictionnaire.

  • Mot de passe jaimebienlachansonAcacia! : je crée une phrase afin d’améliorer sa mémorisation et je rajoute un symbole spécial, le !.

Variante : rajouter des chiffres

Et si on jouait avec l’année de sortie de l’album ainsi que son numéro de piste sur le CD ? Oui, le CD, ce truc que plus personne n’achète… L’album Ersatz de Julien Doré est sorti en 2008 et Acacia est la piste 1.

  • Mot de passe Ersatz2008Acacia1 ou 2008Ersatz1Acacia ou ErsatzAcacia200801 : ça devient intéressant comme mot de passe.

Variante : rajouter des symboles

On peut tenter de rajouter un point d’interrogation, toujours sur le meme thème :

  • mot de passe 200801?ErsatzAcacia

Si vous aimez l’album et que vous êtes enthousiaste, exclamez vous. Rajoutez donc un !

  • Mot de passe : 200801?ErsatzAcacia!

variante : utiliser des paroles de chansons

  • Etjetaidéposédesfleursenpapier (issue de la chanson Acacia)
  • Etjetaidéposédesfleursenpapier!
  • Etjetaidéposédesfleursenpapier!01 : on rajoute le numéro de piste de la chanson
  • Etjetaidéposédesfleursenpapier!200801 : on rajoute l’année de sortie de l’album.

Vous pouvez procéder de la même façon avec des thèmes différents comme la cuisine et le cinéma.

Le thème de la cuisine

  • mot de passe Patesoeufs?Carbonara! formé à partir des éléments nécessaires à la recette.
  • mot de passe Boeuf&Carottescuisson120min : ingrédients de la recette plus le temps de cuisson.

Le théme du cinéma

  • mot de passe lacitédelapeur1994lesnuls : on met le titre d’un film + sa date de sortie et on accole un mot spécifique ayant trait au film.
  • mot de passe lacitédelapeur1994chabatlauby : cette variante inclut le nom du film, sa date de sortie et quelques noms d’acteurs.
  • mot de passe 1994TubluffesMartoni!84 : l’idée ici est de rajouter une phrase issue du film et de l’entourer d’éléments complexes. Dans ce cas là, l’année de sortie du film, un point d’exclamation à la fin de la phrase, et à quelle minute est prononcée cette phrase.

Le thème “Remix”

  • JulienDoréLaCitéDeLaPeurBoeufsCarottes : je crois que vous avez compris le principe 🙂

Utiliser un dictionnaire ou Wikipedia pour déterminer 3 ou 4 mots aléatoirement

La méthode la plus solide est de choisir 4 mots aléatoirement et de les accoler. Prenez un dictionnaire ou allez sur Wikipedia et choisissez 3 mots au hasard.

Avec Wikipedia, utilisez l’option “article au hasard”. De plus, vous avez la possibilité de trouver des mots dans une autre langue.

et hop, voici combat, impulsion, revue.

  • mot de passe allegorieimpulsionrevue : la base
  • mot de passe allegorieimpulsionrevue!521 : je rajoute un nombre au hasard et un symbole spécial (au choix, ? ou * ou @ ou #… etc)
  • mot de passe allegorietwimpulsiontrevue!521 : je viens de rajouter tw entre deux mot, pourquoi donc ? Et bien, c’est pour me connecter à Twitter. Je remplacerais “tw” par “di” si je devais me connecter à Diaspora. Le but est personnaliser le mot de passe par site : j’intercale les 2 premières lettre du service concerné dans mon mot de passe : allegorieimpulsion | 2 lettres | revue521!

    Ainsi, mon mot de passe n’est plus unique et peut être utilisé pour plusieurs sites, même si ce n’est pas un système parfait… mais toujours mieux qu’un mot de passe unique pour tous vos sites.

Conclusion

J’espère que cela vous aura donner des idées et convaincu que nous pouvons nous amuser à trouver des mots de passe efficaces, simples à retenir tout en les rendant plus complexes.

A vous de jouer !

Email : mes dix habitudes essentielles

Il existe des règles tacites lors de tout échange social, les échanges par email n’échappent pas à certaines conventions. Et nous sommes rarement formés à l’art d’écrire un email en entreprise, voir jamais.

1. L’importance du titre

Pour aider votre destinataire à vous répondre, il faut lui indiquer clairement ce que vous voulez. Cela peut être exaspérant de recevoir un email avec le titre “Question” ou “urgent urgent”. Si au début, vous vous jetez sur l’email parce que c’est écrit urgent, à la longue, vous n’agirez plus du tout urgemment. Sans parler des sujets avec des ///// ou des *** ou des !!!! dans le titre. Il est temps d’arrêter ce genre d’originalité, ça fait vraiment enfantin.

Nous traitons tous des emails urgents, tous les jours. Merci de ne pas brouiller les codes en répétant le mot urgent quatre fois. Le titre doit être court et concis.

2. Le style de l’email

Dans le cadre d’un échange professionnel, l’email a pour but de faire passer un message : validez ceci, achetez cela, prenez connaissance de cette information etc… Il faut donc, pour atteindre son but, être clair et simple. Qui a dit minimaliste ? Bravo, vous gagnez 1 point 🙂

Limitez le nombre de paragraphes à trois maximum, ne multipliez pas les pièces jointes et n’utilisez pas de couleurs flashy. N’écrivez pas votre message tout EN MAJUSCULES, ca donne l’impression que vous criez et c’est illisible.

3. N’abusez pas de l’email

Ce n’est pas parce que l’email est gratuit, et que cela va vite, que vous êtes en droit d’en envoyer dix à un interlocuteur dans la même journée : le spam, c’est intrusif et ça fait insistant (et je reste poli).

4. Un message email n’est pas privé, spécialement dans le travail

Même lors d’un échange avec un seul destinataire, une conversation n’est pas privée. N’écrivez pas de rumeurs, ne faites pas de confidence sur votre travail, sur un collègue ou sur un client. Rappelez vous : les écrits restent, particulièrement ceux qu’on aimerait voir disparaître.

Dans le même style, ne mettez pas votre numéro de carte de crédit ou vos mots de passe dans un email. Internet, ce n’est pas la banque de France et tout se pirate un jour ou l’autre.

5. Relisez le message

Ca m’arrive souvent sur Twitter et quelques fois quand j’écris un email à toute vitesse : j’ai tendance à oublier des mots. La relecture permet de corriger les fautes de frappes et les fautes d’orthographe. Écrire rapidement un message sans s’arrêter pour se corriger, je dis oui : ça évite de perdre le fil de son idée ou de son raisonnement mais il faut le relire o-bli-ga-toi-re-ment.

6. Votre signature

Ne mettez que l’essentiel : si vous demandez une réponse par courrier papier à un dossier, n’oubliez pas d’insérer votre adresse physique dans votre signature électronique.

Inversement, vous ne voulez pas vous faire polluer par des appels téléphoniques, enlevez votre numéro de téléphone de votre signature, sinon vous êtes fichu !

De plus, je souris toujours en voyant les gens insérés leur propre adresse email dans leur signature email. Vous voyez ce que je veux dire ?

Votre signature vous représente : ne la négligez pas. Evitez les images trop lourdes ou qui prennent trop de place car lors d’un échange email, on ne verra plus que cette signature défaillante. Ça marche également pour les psots de forums mais c’est un autre débat.

Dernière chose : ne mentez pas sur votre titre officiel. il vaut mieux écrire un titre simple comme Commercial et obtenir des merveilles à vos client que d’écrire Responsable Grands Comptes pour se donner le beau rôle et n’avoir aucune plus-value pour vos clients.

7. Transférer un e-mail

Au moment de transférer un échange d’emails à un nouvel interlocuteur, il faut réfléchir à plusieurs choses : y a-t-il des informations sensibles ou confidentielles dans l’échange passé ?

Les auteurs précédents sont-ils au courant que leur discussion va être transférée à une tierce partie ? Peut être faudrait-il les prévenir, non ?

8. Le choix des destinataires

J’imagine que vous avez remarqué qu’il existait trois cases pour insérer l’adresse de vos destinataires.

à / pour / to : pour votre destinataire principal, celui ou celle qui doit agir ou répondre à ce message

– Cc : copie carbone, la liste des personnes qui doivent prendre connaissance du message, pour leur information. On dit qu’ils sont en copie du message. Leur action n’est pas (vraiment) requise.

– Cci : copie carbone invisible, les adresses email insérées dans cette case resteront invisibles aux destinataires, ainsi qu’aux personnes en copie.

Il faut respecter cette règle universelle !

Si je suis le destinataire principal, mon attitude sera tout autre que si je suis en copie. La nécessité de prendre connaissance de cet email se détermine à ce moment là. Si vous mettez la personne qui doit décider en Cc, ne vous étonnez pas de ne pas obtenir de réponse.

De plus, il faut savoir choisir son destinataire. N’arrosez pas la terre entière en mettant vingt destinataires : chacun pensera que quelqu’un d’autre va répondre. Pour faire court, ciblez correctement !

Autre précision : je vous déconseille d’utiliser l’option Cci. Rien ne reste jamais caché dans la vie et cela pourrait se retourner contre vous. La seule utilisation possible du champ Cci est lors de l’envoi d’une newsletter par exemple; les clients n’ont pas besoin de se connaître, voir ne doivent pas se connaître. Et surtout, ils n’ont peut être donné leur consentement pour voir leur email exposé à d’autres personnes. Idem pour un appel d’offre.

9. Tranches horaires

Evitez les emails importants en fin de journée ou en soirée : la fatigue accumulée lors de la journée de travail peut vous jouer des tours. Si l’email est important, faites un brouillon que vous reprendrez à la première heure le lendemain matin. Et pas d’emails professionnels (voir personnels) après un repas arrosé le soir, c’est la meilleure façon d’écrire des bêtises.

10. Chronologie de la rédaction d’un email

– Commencer par un titre
–  Écrivez votre texte.
– Insérez la pièce jointe
– Insérez votre signature
–  Sauvegardez votre email.
– Relisez le puis validez le mentalement.
–  Insérez les destinataires.
–  Envoyez.

Je conseille d’écrire le corps du texte en premier pour la raison suivante : si vous appuyez sur le bouton “envoyer” par erreur lors de la rédaction du mail, l’email ne partira pas. Ca évite le “annule & remplace” et les excuses pour l’email précedent incomplet.

Et vous, avez-vous des conseils ?

Utiliser le navigateur internet Firefox ? Un bon départ pour protéger votre vie privée

Firefox est la référence en matière de navigateur libre et open-source. Il est puissant, modulable et rapide, surtout depuis la version 59.

Après l’installation de Firefox, je fais quelques réglages et j’installe des extensions. Voici un descriptif de ces deux étapes.

Réglages

1) combler la faille de WebRTC lorsqu’on utilise un VPN

Dans la barre d’adresse, mettre l’entrée suivante : About:config

Puis trouver le clé : media.peerconnection.enabled

Double cliquer pour la passer en : false

2) changer le moteur de recherches par défaut

En ce moment, j’utilise le moteur de recherches éthique Lilo. Je l’installe manuellement via cette page ou alors j’utilise l’extension officielle.

Extensions

J’utilise de nombreuses extensions. Je désactive certaines selon mes besoins, afin d’alléger le navigateur.

  • uBlock Origin, le meilleur bloqueur de publicités par sa légèreté et son efficacité
  • Decentraleyes pour bloquer l’accès aux bibliothèques tierces avec comme effet de stopper le pistage et d’accélérer la navigation
  • Evernote Web Clipper pour capturer des images et des articles dans Evernote
  • Self Destroying Cookies pour effacer les cookies à la fermeture des onglets afin de limiter le traçage de ma navigation
  • Foxy Gestures pour naviguer à la souris
  • LastPass pour retenir mes mots de passe
  • DuckDuckGo Essentials : force les sites à utiliser le protocole de sécurité HTTPS par défaut, ce qui améliore la sécurité, vérifie la fiabilité d’un site et bloque les traqueurs en général.

Et vous, quelles sont vos habitudes avec votre navigateur ?

Classer ses emails et ranger son PC : des idées pour vous simplifier la vie !

Ce billet est directement inspiré par le travail d’Ethan Waldman, auteur du blog Cloud Coach. Il s’agit de gérer son email et son ordinateur pour mieux travailler.

Il est plus difficile de se rendre compte du désordre numérique. L’espace de stockage dont nous disposons sur nos machines est vaste. De plus, rajouter de l’espace est assez peu cher et très disponible : vous pouvez toujours acheter un disque dur externe à 50 € et continuez à amasser énormément de données. Le désordre restera plus ou moins invisible. Par contre, le désordre deviendra rapidement visible dans vos emails.

Les emails, ennemi n°1 ?

1. les gens utilisent l’email tous les jours.

2. l’email est utilisé pour le professionnel, les amis et les relations sociales diverses et variées.

3. même si vous utilisez Twitter ou Facebook, tout est souvent lié à l’email. Les messages, les notifications et les alertes s’empilent.

Se désinscrire

Recherchez dans votre boite email les newsletters et les offres promotionnelles : désabonnez-vous massivement. Il faut réduire le bruit dans votre email.

Envoyer moins d’emails

Commencez par ne plus faire de « répondre à tous ». Répondre à tous est la garantie d’avoir en retour une montagne d’emails.

Avant de répondre, demandez vous si un coup de fil ou un SMS ne serait pas plus efficace. Quand vous n’avez pas le choix, faites un email le plus court possible et direct. Si vous écrivez une tartine, n’espérez pas de réponse concise.

S’organiser

S’organiser ne commence pas au moment où tout part en vrille. Quand vous démarrez un projet ou une correspondance, il faut commencer tout de suite à penser à son futur classement si l’échange devait durer. Libellé, tag, dossier… les possibilités de rangement sont nombreuses et doivent être décidées dès l’envoi du premier email. N’attendez pas d’avoir 5–6 emails pour vous demander comment les classer.

Être constamment enseveli sous les emails est un choix, pas un problème insoluble. Il faut reconnaître que votre méthode et vos habitudes doivent changer.

Ranger son ordinateur

Un PC sans classement entraîne une chute de la productivité et le début du malaise. Difficile de repérer les images, les documents de travail et les raccourcis avec lesquels vous devez impérativement travailler.

Une fois de plus, vous devez vous organiser pour classer et travailler correctement. Vos gagnerez du temps par la suite.

Cette technique se résume ainsi : un dossier de réception, une archive, un rangement régulier.

Etape 1 : garder un seul dossier de réception

Quand je fais une capture écran, elle est sauvegardée sur mon bureau. Quand je télécharge un fichier, il est sauvegardé dans le répertoire Téléchargements. Les documents, eux, sont sauvegardés dans le répertoire Documents. Vous avez compris le problème sur le long terme ? Cela crée de nombreux dossiers de réception sur votre ordinateur.

C’est déjà compliqué de garder sa boite email clean, alors imaginez de nombreux dossiers virtuels dispersés comme ci-dessus ?

Ma recommandation est de prévoir un seul et même dossier de réception pour tous vos fichiers. Il faut commencer par changer les répertoires de téléchargement par défaut de vos navigateurs, ainsi que pour tous vos logiciels (Libreoffice, Photoshop, Firefox, Word…). Ainsi, tous vos fichiers téléchargés du net et tous vos documents de travail pointeront dans le même répertoire, ce qui rendra le rangement plus facile ensuite.

Etape 2 : créer une seule archive

Comme la règle ci-dessus, pourquoi stocker vos fichier dans plusieurs répertoires éparpillés ? Avant, j’avais une poignée de dossiers sur mon bureau pour les fichiers utilisés fréquemment et d’autres dossiers dans le répertoire Documents.

Au bout d’un moment, j’avais des dossiers sur le fond d’écran qui avait la même utilité que les répertoires dans Documents. A la fin, je ne savais plus dans quel répertoire classer certains de mes fichiers. Ou alors je les classais mal et créais des doublons…

La solution est de conserver une seule archive. Il vous faut choisir un seul répertoire pour classer tous vos fichiers et de construire votre organisation à l’intérieur de ce répertoire unique. N’ayez pas 2 ou 3 arborescences séparées dans différents endroits.

un minimum de répertoires pour un maximum d’efficacité

De plus, il vous suffira de synchroniser ce dossier de réception avec un service de type Hubic, Sync ou Pcloud pour avoir une sauvegarde totale de tous vos fichiers. Ou comment faire d’une pierre deux coups.

Étape 3 : rangement fréquent

N’attendez pas d’avoir un désordre trop important avant de ranger un peu. Idéalement, ranger une fois par semaine ou à la fin d’un projet serait une bonne idée. Faites que ce soit une routine de jeter un œil dans votre dossier de réception pour effacer les fichiers inutiles et classer les autres dans votre archive. Bloquer 30 minutes par semaine dans votre agenda pour ce rangement.

Une autre idée d’organisation serait de créer un raccourci sur le bureau des dossiers Archives les plus utilisés ou de projets en cours. Quand un projet est terminé, il suffit d’effacer le raccourci déposé sur le bureau.

Et vous, avez-vous une méthode pour ranger ?

_ Damien