Classer ses emails et ranger son PC : des idées pour vous simplifier la vie

Ce billet est directement inspiré par le travail d’Ethan Waldman, auteur du blog Cloud Coach. Il s’agit de comment gérer son email et son ordinateur pour mieux travailler.

Il est plus difficile de se rendre compte du désordre numérique. L’espace de stockage dont nous disposons sur nos machines est vaste. De plus, rajouter de l’espace est assez peu cher et très disponible : vous pouvez toujours acheter un disque dur externe à 50 € et continuez à amasser énormément de données. Le désordre restera plus ou moins invisible. Par contre, le désordre deviendra rapidement visible dans vos emails.

Les emails, ennemi n°1 ?

1. les gens utilisent l’email tous les jours.

2. l’email est utilisé pour le professionnel, les amis et les relations sociales diverses et variées.

3. même si vous utilisez Twitter ou Facebook, tout est souvent lié à l’email. Les messages, les notifications et les alertes s’empilent.

Se désinscrire

Recherchez dans votre boite email les newsletters et les offres promotionnelles : désabonnez-vous massivement. Il faut réduire le bruit dans votre email.

Envoyer moins d’emails

Commencez par ne plus faire de « répondre à tous ». Répondre à tous est la garantie d’avoir en retour une montagne d’emails.

Avant de répondre, demandez vous si un coup de fil ou un SMS ne serait pas plus efficace. Quand vous n’avez pas le choix, faites un email le plus court possible et direct. Si vous écrivez une tartine, n’espérez pas de réponse concise.

S’organiser

S’organiser ne commence pas au moment où tout part en vrille. Quand vous démarrez un projet ou une correspondance, il faut commencer tout de suite à penser à son futur classement si l’échange devait durer. Libellé, tag, dossier… les possibilités de rangement sont nombreuses et doivent être décidées dès l’envoi du premier email. N’attendez pas d’avoir 5–6 emails pour vous demander comment les classer.

Être constamment enseveli sous les emails est un choix, pas un problème insoluble. Il faut reconnaître que votre méthode et vos habitudes doivent changer.

Ranger son ordinateur

Un PC sans classement entraîne une chute de la productivité et le début du malaise. Difficile de repérer les images, les documents de travail et les raccourcis avec lesquels vous devez impérativement travailler.

Une fois de plus, vous devez vous organiser pour classer et travailler correctement. Vos gagnerez du temps par la suite.

Cette technique se résume ainsi : un dossier de réception, une archive, un rangement régulier.

Etape 1 : garder un seul dossier de réception

Quand je fais une capture écran, elle est sauvegardée sur mon bureau. Quand je télécharge un fichier, il est sauvegardé dans le répertoire Téléchargements. Les documents, eux, sont sauvegardés dans le répertoire Documents. Vous avez compris le problème sur le long terme ? Cela crée de nombreux dossiers de réception sur votre ordinateur.

C’est déjà compliqué de garder sa boite email clean, alors imaginez de nombreux dossiers virtuels dispersés comme ci-dessus ?

Ma recommandation est de prévoir un seul et même dossier de réception pour tous vos fichiers. Il faut commencer par changer les répertoires de téléchargement par défaut de vos navigateurs, ainsi que pour tous vos logiciels (Libreoffice, Photoshop, Firefox, Word…). Ainsi, tous vos fichiers téléchargés du net et tous vos documents de travail pointeront dans le même répertoire, ce qui rendra le rangement plus facile ensuite.

Etape 2 : créer une seule archive

Comme la règle ci-dessus, pourquoi stocker vos fichier dans plusieurs répertoires éparpillés ? Avant, j’avais une poignée de dossiers sur mon bureau pour les fichiers utilisés fréquemment et d’autres dossiers dans le répertoire Documents.

Au bout d’un moment, j’avais des dossiers sur le fond d’écran qui avait la même utilité que les répertoires dans Documents. A la fin, je ne savais plus dans quel répertoire classer certains de mes fichiers. Ou alors je les classais mal et créais des doublons…

La solution est de conserver une seule archive. Il vous faut choisir un seul répertoire pour classer tous vos fichiers et de construire votre organisation à l’intérieur de ce répertoire unique. N’ayez pas 2 ou 3 arborescences séparées dans différents endroits.

un minimum de répertoires pour un maximum d’efficacité

De plus, il vous suffira de synchroniser ce dossier de réception avec un service de type Hubic, Sync ou Pcloud pour avoir une sauvegarde totale de tous vos fichiers. Ou comment faire d’une pierre deux coups.

Étape 3 : rangement fréquent

N’attendez pas d’avoir un désordre trop important avant de ranger un peu. Idéalement, ranger une fois par semaine ou à la fin d’un projet serait une bonne idée. Faites que ce soit une routine de jeter un œil dans votre dossier de réception pour effacer les fichiers inutiles et classer les autres dans votre archive. Bloquer 30 minutes par semaine dans votre agenda pour ce rangement.

Une autre idée d’organisation serait de créer un raccourci sur le bureau des dossiers Archives les plus utilisés ou de projets en cours. Quand un projet est terminé, il suffit d’effacer le raccourci déposé sur le bureau.

Et vous, avez-vous une méthode pour ranger ?

damien delurier

Email : mes dix habitudes essentielles

Il existe des règles tacites lors de tout échange social, les échanges par email n’échappent pas à certaines conventions. Et nous sommes rarement formés à l’art d’écrire un email en entreprise, voir jamais.

1. L’importance du titre

Pour aider votre destinataire à vous répondre, il faut lui indiquer clairement ce que vous voulez. Cela peut être exaspérant de recevoir un email avec le titre “Question” ou “urgent urgent”. Si au début, vous vous jetez sur l’email parce que c’est écrit urgent, à la longue, vous n’agirez plus du tout urgemment. Sans parler des sujets avec des ///// ou des *** ou des !!!! dans le titre. Il est temps d’arrêter ce genre d’originalité, ça fait vraiment enfantin.

Nous traitons tous des emails urgents, tous les jours. Merci de ne pas brouiller les codes en répétant le mot urgent quatre fois. Le titre doit être court et concis.

2. Le style de l’email

Dans le cadre d’un échange professionnel, l’email a pour but de faire passer un message : validez ceci, achetez cela, prenez connaissance de cette information etc… Il faut donc, pour atteindre son but, être clair et simple. Qui a dit minimaliste ? Bravo, vous gagnez 1 point 🙂

Limitez le nombre de paragraphes à trois maximum, ne multipliez pas les pièces jointes et n’utilisez pas de couleurs flashy. N’écrivez pas votre message tout EN MAJUSCULES, ca donne l’impression que vous criez et c’est illisible.

3. N’abusez pas de l’email

Ce n’est pas parce que l’email est gratuit, et que cela va vite, que vous êtes en droit d’en envoyer dix à un interlocuteur dans la même journée : le spam, c’est intrusif et ça fait insistant (et je reste poli).

4. Un message email n’est pas privé, spécialement dans le travail

Même lors d’un échange avec un seul destinataire, une conversation n’est pas privée. N’écrivez pas de rumeurs, ne faites pas de confidence sur votre travail, sur un collègue ou sur un client. Rappelez vous : les écrits restent, particulièrement ceux qu’on aimerait voir disparaître.

Dans le même style, ne mettez pas votre numéro de carte de crédit ou vos mots de passe dans un email. Internet, ce n’est pas la banque de France et tout se pirate un jour ou l’autre.

5. Relisez le message

Ca m’arrive souvent sur Twitter et quelques fois quand j’écris un email à toute vitesse : j’ai tendance à oublier des mots. La relecture permet de corriger les fautes de frappes et les fautes d’orthographe. Écrire rapidement un message sans s’arrêter pour se corriger, je dis oui : ça évite de perdre le fil de son idée ou de son raisonnement mais il faut le relire o-bli-ga-toi-re-ment.

6. Votre signature

Ne mettez que l’essentiel : si vous demandez une réponse par courrier papier à un dossier, n’oubliez pas d’insérer votre adresse physique dans votre signature électronique.

Inversement, vous ne voulez pas vous faire polluer par des appels téléphoniques, enlevez votre numéro de téléphone de votre signature, sinon vous êtes fichu !

De plus, je souris toujours en voyant les gens insérés leur propre adresse email dans leur signature email. Vous voyez ce que je veux dire ?

Votre signature vous représente : ne la négligez pas. Evitez les images trop lourdes ou qui prennent trop de place car lors d’un échange email, on ne verra plus que cette signature défaillante. Ça marche également pour les psots de forums mais c’est un autre débat.

Dernière chose : ne mentez pas sur votre titre officiel. il vaut mieux écrire un titre simple comme Commercial et obtenir des merveilles à vos client que d’écrire Responsable Grands Comptes pour se donner le beau rôle et n’avoir aucune plus-value pour vos clients.

7. Transférer un e-mail

Au moment de transférer un échange d’emails à un nouvel interlocuteur, il faut réfléchir à plusieurs choses : y a-t-il des informations sensibles ou confidentielles dans l’échange passé ?

Les auteurs précédents sont-ils au courant que leur discussion va être transférée à une tierce partie ? Peut être faudrait-il les prévenir, non ?

8. Le choix des destinataires

J’imagine que vous avez remarqué qu’il existait trois cases pour insérer l’adresse de vos destinataires.

à / pour / to : pour votre destinataire principal, celui ou celle qui doit agir ou répondre à ce message

– Cc : copie carbone, la liste des personnes qui doivent prendre connaissance du message, pour leur information. On dit qu’ils sont en copie du message. Leur action n’est pas (vraiment) requise.

– Cci : copie carbone invisible, les adresses email insérées dans cette case resteront invisibles aux destinataires, ainsi qu’aux personnes en copie.

Il faut respecter cette règle universelle !

Si je suis le destinataire principal, mon attitude sera tout autre que si je suis en copie. La nécessité de prendre connaissance de cet email se détermine à ce moment là. Si vous mettez la personne qui doit décider en Cc, ne vous étonnez pas de ne pas obtenir de réponse.

De plus, il faut savoir choisir son destinataire. N’arrosez pas la terre entière en mettant vingt destinataires : chacun pensera que quelqu’un d’autre va répondre. Pour faire court, ciblez correctement !

Autre précision : je vous déconseille d’utiliser l’option Cci. Rien ne reste jamais caché dans la vie et cela pourrait se retourner contre vous. La seule utilisation possible du champ Cci est lors de l’envoi d’une newsletter par exemple; les clients n’ont pas besoin de se connaître, voir ne doivent pas se connaître. Et surtout, ils n’ont peut être donné leur consentement pour voir leur email exposé à d’autres personnes. Idem pour un appel d’offre.

9. Tranches horaires

Evitez les emails importants en fin de journée ou en soirée : la fatigue accumulée lors de la journée de travail peut vous jouer des tours. Si l’email est important, faites un brouillon que vous reprendrez à la première heure le lendemain matin. Et pas d’emails professionnels (voir personnels) après un repas arrosé le soir, c’est la meilleure façon d’écrire des bêtises.

10. Chronologie de la rédaction d’un email

– Commencer par un titre
–  Écrivez votre texte.
– Insérez la pièce jointe
– Insérez votre signature
–  Sauvegardez votre email.
– Relisez le puis validez le mentalement.
–  Insérez les destinataires.
–  Envoyez.

Je conseille d’écrire le corps du texte en premier pour la raison suivante : si vous appuyez sur le bouton “envoyer” par erreur lors de la rédaction du mail, l’email ne partira pas. Ca évite le “annule & remplace” et les excuses pour l’email précedent incomplet.

Et vous, avez-vous des conseils ?