Evernote ou OneNote ?

Le débat afin de savoir quel est le meilleur outil de prise de notes entre Evernote et OneNote est un grand classique du net.

Pour ma part, j’ai fait un premier billet sur Evernote et je me suis penché intensivement sur OneNote très récemment.

Commençons par présenter OneNote : il s’agit de l’outil de prise de notes crée par Microsoft et proposé gratuitement sur Windows 10.

Il vous propose de créer des Notebooks (des carnets) qui comportent des Sections, ces Sections comportant des pages de notes.

La première chose qui saute aux yeux est que Onenote est très bon dans l’édition, que ce soit de textes, d’images et de dessins. Le grand nombre de rubans amène de nombreuses options d’édition. C’est l’école MS-Office.  Il est possible d’attacher un document n’importe où dans la page de la note.

J’ai essayé l’expérience OneNote pendant un bon mois. J’ai crée des Notebooks, des notes, mis des marqueurs à mes notes (des tags visuels avec icônes), partagé des carnets, utilisé l’outil de capture d’images et l’extension web via Firefox pour capturer du contenu web. J’étais déterminé à passer sous OneNote sérieusement parce que mon abonnement Evernote était arrivé à son terme.

En un mois, je me suis aperçu des forces et des faiblesses de OneNote par rapport à Evernote.

Avantages de OneNote
  • La capture d’écran. L’outil est très bien fait et fonctionne parfaitement. Les images capturées s’insèrent automatiquement dans la même note.
  • Transformer les textes manuscrits ou photographiés en texte éditable : je dois dire que c’est assez impressionnant et très, très efficace.
  • Les capacités d’édition puissantes.
Faiblesses de OneNote
  • Option de partage limitée : seul un carnet être partagé, pas un note seule.
  • Impossible d’importer un fichier dans une note via l’application Android (ou alors je n’ai rien compris…).
  • Pas possible d’ouvrir une note ou plusieurs notes dans une fenêtre séparée.
  • Pas possible de classer les notes par ordre alphabétique ou par date de création, elles se déplacent uniquement manuellement.
  • Attacher un document n’importe où dans la page apporte une certaine flexibilité mais je trouve au final que cela manque d’ordre en fait avec des .pdf qui se baladent n’importe où dans la page.
  • Interface trop fouillis à mon goût (critère très subjectif).
En conclusion : Evernote l’emporte assez facilement en fait

Evernote est plus efficace dans l’organisation du rangement et peut contenir des fichiers de différents formats.

L’utilisation de tags est également plus facile dans Evernote et la recherche dans ces tags est assez efficace. OneNote utilise des marqueurs et non des tags, ce qui me convient moins.

Pour terminer, la synchronisation me laisse perplexe dans OneNote. Il faut ouvrir les notebooks et les synchroniser presque manuellement. C’est lent, très lent. Dès qu’on dépasse les 7-8 notebooks sous Android, ca devient même inquiétant de lenteur. Sous plusieurs appareils, la gestion de la synchronisation des notebooks devient problématique et engendre quelques conflits de sauvegarde, sans perte de notes ou de contenu heureusement.

Sous Evernote, la synchronisation ne se fait pas remarquer, elle se fait en silence, que vous ayez 2 ou 10 carnets.

Au final, ce mois intégralement sous OneNote m’a enfin permis d’avoir un avis sur les deux outils.

Evernote est l’outil qui me correspond le mieux. J’ai repris un abonnement Premium et mon workflow habituel. J’ai même maintenant l’opportunité d’utiliser Evernote au travail et j’ai déjà converti une collaboratrice à son usage.

La simplicité est du côté d’Evernote, ainsi que la fiabilité. J’aime son approche en trois colonnes, aux couleurs calmes et apaisantes, au partage facile des carnets ou d’une simple note. Bref, je m’y retrouve et m’y sens bien pour aller de l’avant.

Evernote, mon outil favori

Evernote est un outil de prise de notes. Ses fonctionnalités sont nombreuses et plutôt que d’en faire un inventaire plus ou moins complet, je vais parler de mes usages avec Evernote.

Prendre des notes (évidemment)

J’ai une idée de billets a écrire, de cadeaux à offrir ou de courses à faire… je crée une note. Les notes sont indifféremment écrites ou audio selon l’environnement dans lequel je me trouve, si j’ai le temps ou non d’écrire.

Capturer des choses intéressantes

Je lis quelque chose d’intéressant sur internet nécessitant une relecture, un travail supplémentaire ou d’être archivé, je le capture dans Evernote (grâce à une extension Firefox ou en envoyant le lien de la page internet par e-mail dans Evernote).

S’il s’agit d’un article de presse papier, je le prends en photo et l’insère également dans une note. Il faut savoir que le moteur de recherche d’Evernote reconnaît les mots dans un document attaché, que ce soit un fichier texte (Libreoffice ou Word), une photo ou un fichier .pdf.

Afin de suivre ce que j’ai capturé, j’ai créé deux carnets à cet usage : « à voir » et « à lire » qui regroupent ma veille et mes captures de choses intéressantes.

Sauvegarder les choses utiles

Je stocke précisément certains documents officiels. Quand je pars en voyage, j’ai une photo des passeports familiaux et ainsi que de la mutuelle familiale stockés dans un carnet appelé « administratif ». Ça m’a déjà servi lors d’une visite inopinée en urgence dans un centre médical en Grèce par exemple… Comme les notes peuvent être stockées hors ligne sur votre téléphone, il n’est pas obligatoire d’avoir une connexion internet pour consulter vos notes.

Au quotidien, je prends en photo les informations affichées à l’école, que je partage ensuite dans un carnet avec mon épouse si nécessaire. J’ai une note comportant également les tailles de vêtement des membres de la famille, là enocore via une note écrite ou de photos des étiquettes de vêtements (encore plus pratique car les tailles peuvent varier d’une marque à l’autre).

Je prends également en photo les reçus, factures et autre écrits dont je vais avoir besoin par la suite. Par exemple, je loue une voiture un week-end : je prends en photo le document qui me donne le plan et code d’accès pour la rendre a la fin de ma location.

Et l’organisation dans tout ça ?

Les notes peuvent être classées dans des carnets et des sous-carnets (prenez l’image des répertoires et sous-répertoires de votre explorateur de fichiers). Il est également possible de rajouter des tags à chaque note.

Exemple : je viens d’acheter une cuisinière et je décide de ranger la facture. Je nomme cette note « cuisinière Arthure Martin ». Je la range dans le répertoire « achats » et rajoute les tag  #facture, le nom du magasin #darty, le type de produit #cuisinière.

Pour retrouver une note, vous avez donc plusieurs possibilités :

  • vous rendre dans le carnet comportant votre note, si vous vous souvenez bien de l’endroit où elle est rangée
  • parcourir l’arborescence des tags et cliquer le tag de votre note.
  • utilisez le moteur de recherche et insérer les mots clés qui feront ressortir la note désirée (ex : le mot cuisinière ou alors le tag #darty)

Y a-t-il une organisation idéale? Cette question fait débat dans la communauté Evernote. Et ma réponse est la suivante : non, il n’y a pas d’organisation idéale. Il y a l’organisation avec laquelle vous serez le ou la plus confortable.

Certains et certaines d’entre nous préfèrent le classement avec les carnets et sous-carnets (semblable à l’arborescence de l’explorateur de fichiers donc). D’autres se sentent plus aise avec l’usage des tags.

A titre personnel, j’utilise un mix des deux.

Partager ses notes avec Evernote

Il est bien évidemment possible de partager vos notes sous Evernote. Vous pouvez partager une note ou un carnet de notes. Ainsi les deux utilisateurs seront capables de voir et d’éditer les notes.

A noter la présence d’un chat entre utilisateurs et la possibilité d’y attacher les notes que vous voulez partager. C’est une autre façon de partager.

De plus, il est possible d’envoyer le lien d’une note pour autoriser la consultation de la note, et consultation uniquement. Votre destinataire n’est pas obligé d’avoir un compte Evernote pour lire la note partagée.

Des fonctionnalités supplémentaires

Il est possible de créer des checklists (boites à cocher) très facilement.

L’insertion et la gestion de tableaux a été grandement améliorée il y a quelques mois.

Les notes peuvent être présentées comme un diaporama et donc être retro projetées.

Faiblesse d’Evernote

La principale faiblesse d’Evernote est sa médiocre capacité d’export des notes. Pas possible de faire un export en .pdf ou .rtf par exemple.

Certains et certaines ajouteront qu’Evernote libère son plein potentiel en version payante. Et c’est exact, la version payante est la plus performante . Comme tout travail se paie, ca me parait une bonne façon de soutenir le service.

Des alternatives ?

J’ai testé Nimbus Notes, Onenote, Standard Notes, Simplenote, Zoho Notes, Turl, Dropbox Paper… mais aucun ne m’a convaincu. Evernote reste la référence pour moi.

Avec moi, partout, tout le temps

Evernote m’accompagne depuis 5-6 ans. J’ai noté les « premières fois » de mon fils. J’ai sauvegardé des conversations SMS importantes, des choses qui comptent et qui me motivent. Je l’utilise pour gérer des projets professionnels et des dossiers clients.

Evernote est  un couteau suisse, utile et fiable. Bref je ne m’en sépare jamais.