Trello, un outil visuel d’organisation très efficace

Trello est un outil visuel pour organiser vos notes, idées, projets et fonctionne en mode panneau. Vous avez la possibilité de créer une page, cette page comportera des listes et vous pourrez insérer des cartes dans ces listes. Ces cartes seront enrichies par des images, des liens, des fichiers, un rappel automatique ou une checklist. A noter qu’il est possible de mettre des labels à vos cartes.

Trello est un outil collaboratif puissant : il possible de partager vos pages et tableaux, de travailler en équipe sur les pages et de commenter les cartes de vos collaborateurs.

L’intérêt ? Créer une organisation visuelle de vos missions et objectifs personnels et professionnels, individuels ou collectifs.

Dans l’exemple ci-dessus, il s’agit d’une page créée pour repeindre une cuisine. Quatre listes ont été insérées, Idées, A faire, En cours et Terminé. Ainsi, vous pouvez ajouter de la matière et la faire évoluer dans vos cartes selon l’avancée de vos projets, c’est-à-dire les faire glisser d’un liste à l’autre.

L’organisation de panneau la plus classique est appelée Kanban avec les cartes To do, In progress, Done, comme ci-dessus. C’est l’outil idéal pour la gestion de projets et de suivi de taches en créant des pages mensuelles ou hebdomadaires.

Dans le cas d’une recherche d’emploi par exemple, Trello est très utile : vous pouvez vous appuyer sur les listes suivantes, Offre repérées, Offres répondues, Entretien à venir. Les cartes comporteront les titres de l’annonce et le lien pour répondre, avec un rappel pour ne pas louper une date limite.

Vous partez en voyage ? Créez une page avec une colonne pour les hôtels envisagés, une deuxième colonne pour les visites et activités à faire, une troisième colonne pour les restaurants…etc

Vous travaillez en équipe et vos collaborateurs ont des projets en cours ? Il est possible de créer une page par collaborateur qui mettra à jour l’avancée de son travail.

Accessible sur toutes les plateformes, Trello vous suit partout et vous permet de mettre à jour vos progrès dans l’atteinte de vos objectifs.

Evernote, mon outil favori

Evernote est un outil de prise de notes. Ses fonctionnalités sont nombreuses et plutôt que d’en faire un inventaire plus ou moins complet, je vais parler de mes usages avec Evernote.

Prendre des notes (évidemment)

J’ai une idée de billets a écrire, de cadeaux à offrir ou de courses à faire… je crée une note. Les notes sont indifféremment écrites ou audio selon l’environnement dans lequel je me trouve, si j’ai le temps ou non d’écrire.

Capturer des choses intéressantes

Je lis quelque chose d’intéressant sur internet nécessitant une relecture, un travail supplémentaire ou d’être archivé, je le capture dans Evernote (grâce à une extension Firefox ou en envoyant le lien de la page internet par e-mail dans Evernote).

S’il s’agit d’un article de presse papier, je le prends en photo et l’insère également dans une note. Il faut savoir que le moteur de recherche d’Evernote reconnaît les mots dans un document attaché, que ce soit un fichier texte (Libreoffice ou Word), une photo ou un fichier .pdf.

Afin de suivre ce que j’ai capturé, j’ai créé deux carnets à cet usage : « à voir » et « à lire » qui regroupent ma veille et mes captures de choses intéressantes.

Sauvegarder les choses utiles

Je stocke précisément certains documents officiels. Quand je pars en voyage, j’ai une photo des passeports familiaux et ainsi que de la mutuelle familiale stockés dans un carnet appelé « administratif ». Ça m’a déjà servi lors d’une visite inopinée en urgence dans un centre médical en Grèce par exemple… Comme les notes peuvent être stockées hors ligne sur votre téléphone, il n’est pas obligatoire d’avoir une connexion internet pour consulter vos notes.

Au quotidien, je prends en photo les informations affichées à l’école, que je partage ensuite dans un carnet avec mon épouse si nécessaire. J’ai une note comportant également les tailles de vêtement des membres de la famille, là enocore via une note écrite ou de photos des étiquettes de vêtements (encore plus pratique car les tailles peuvent varier d’une marque à l’autre).

Je prends également en photo les reçus, factures et autre écrits dont je vais avoir besoin par la suite. Par exemple, je loue une voiture un week-end : je prends en photo le document qui me donne le plan et code d’accès pour la rendre a la fin de ma location.

Et l’organisation dans tout ça ?

Les notes peuvent être classées dans des carnets et des sous-carnets (prenez l’image des répertoires et sous-répertoires de votre explorateur de fichiers). Il est également possible de rajouter des tags à chaque note.

Exemple : je viens d’acheter une cuisinière et je décide de ranger la facture. Je nomme cette note « cuisinière Arthure Martin ». Je la range dans le répertoire « achats » et rajoute les tag  #facture, le nom du magasin #darty, le type de produit #cuisinière.

Pour retrouver une note, vous avez donc plusieurs possibilités :

  • vous rendre dans le carnet comportant votre note, si vous vous souvenez bien de l’endroit où elle est rangée
  • parcourir l’arborescence des tags et cliquer le tag de votre note.
  • utilisez le moteur de recherche et insérer les mots clés qui feront ressortir la note désirée (ex : le mot cuisinière ou alors le tag #darty)

Y a-t-il une organisation idéale? Cette question fait débat dans la communauté Evernote. Et ma réponse est la suivante : non, il n’y a pas d’organisation idéale. Il y a l’organisation avec laquelle vous serez le ou la plus confortable.

Certains et certaines d’entre nous préfèrent le classement avec les carnets et sous-carnets (semblable à l’arborescence de l’explorateur de fichiers donc). D’autres se sentent plus aise avec l’usage des tags.

A titre personnel, j’utilise un mix des deux.

Partager ses notes avec Evernote

Il est bien évidemment possible de partager vos notes sous Evernote. Vous pouvez partager une note ou un carnet de notes. Ainsi les deux utilisateurs seront capables de voir et d’éditer les notes.

A noter la présence d’un chat entre utilisateurs et la possibilité d’y attacher les notes que vous voulez partager. C’est une autre façon de partager.

De plus, il est possible d’envoyer le lien d’une note pour autoriser la consultation de la note, et consultation uniquement. Votre destinataire n’est pas obligé d’avoir un compte Evernote pour lire la note partagée.

Des fonctionnalités supplémentaires

Il est possible de créer des checklists (boites à cocher) très facilement.

L’insertion et la gestion de tableaux a été grandement améliorée il y a quelques mois.

Les notes peuvent être présentées comme un diaporama et donc être retro projetées.

Faiblesse d’Evernote

La principale faiblesse d’Evernote est sa médiocre capacité d’export des notes. Pas possible de faire un export en .pdf ou .rtf par exemple.

Certains et certaines ajouteront qu’Evernote libère son plein potentiel en version payante. Et c’est exact, la version payante est la plus performante . Comme tout travail se paie, ca me parait une bonne façon de soutenir le service.

Des alternatives ?

J’ai testé Nimbus Notes, Onenote, Standard Notes, Simplenote, Zoho Notes, Turl, Dropbox Paper… mais aucun ne m’a convaincu. Evernote reste la référence pour moi.

Avec moi, partout, tout le temps

Evernote m’accompagne depuis 5-6 ans. J’ai noté les « premières fois » de mon fils. J’ai sauvegardé des conversations SMS importantes, des choses qui comptent et qui me motivent. Je l’utilise pour gérer des projets professionnels et des dossiers clients.

Evernote est  un couteau suisse, utile et fiable. Bref je ne m’en sépare jamais.

Comment améliorer son espace de travail ?

Prendre soin de son espace de travail n’est pas seulement lié un souci esthétique. Avoir un espace ordonné et bien rangé permet de mieux travailler et de mieux se concentrer. Comment imaginer travailler efficacement sur un bureau couvert de piles de papier et de dossiers posés en vrac ?

Joshua Becker de Becoming Minimalist a écrit un billet sur ce sujet. Je vous en propose une traduction rapide et quelques commentaires.

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Un homme d’affaires Philippin m’a donné un conseil : « rangez votre bureau chaque soir avant de quitter votre bureau. Vous vous remercierez le matin en arrivant ».

– moins de distraction. Un bureau désordonné est rempli de distractions potentielles. Post-its, cartes de visite, classeurs, dossiers incomplets… voici autant de distractions tout au long de la journée. En enlevant ces distractions, vous vous concentrerez sur le projet le plus important : celui que vous traitez maintenant.

– plus de liberté. un bureau propre vous donne la liberté de poursuivre le projet que vous avez choisi. Votre liste de taches à faire n’est plus captive des dossiers de votre bureau. Tout cela est déterminé par vous, même si vous prenez les directives de votre responsable.

– nouvelle opportunité. Un nouveau jour apporte de nouvelles opportunités et le potentiel pour accomplir quelque chose de grand. Evoluer dans un bureau où le travail d’hier est visible vous ancre immédiatement dans le passé.

– réputation améliorée. Un bureau propre et rangé indique un esprit clair et concentré. Cela vous fait paraître efficace, accompli et organisé. Tandis que rien ne remplace un travail bien fait, un bureau épuré améliorera votre réputation parmi vos collaborateurs.

Un bureau ordonné est plus naturel pour certains. Mais je suis la preuve qu’un bureau clean peut s’appliquer à tous les types de personnalités. Voici 6 étapes pour vous permettre de faire la transition :

1. réduisez le nombre d’objets sur votre bureau. La première étape est de conserver moins d’objets dessus votre bureau. Cela semble simple. Jetez un œil à ce qui est sur votre bureau. De quoi n’avez-vous pas absolument besoin ? Photos, calendrier, livres, fournitures et nourriture doivent être considérés. Si cela n’est pas essentiel, il faut l’enlever.

2. utilisez les tiroirs. Utiliser des tiroirs n’est pas tricher. Ils conservent vos dossiers, vos outils et vos fournitures à portée de main tout en les ôtant de votre ligne de vue. Dans mes tiroirs, je stocke mes fournitures (crayons, agrafes…) et mes dossiers actuels. Mes projets en cours sont dans des dossiers étiquetés dans mon tiroir le plus haut pour être facilement accessible.

3. terminez vos projets. L’un des plus gros ennemis du bureau ordonné est le dossier non terminé. Quelques fois, ce genre de dossiers reste sur notre bureau pendant des semaines pour nous distraire et se moquer de nous. L’espace que prend un tel dossier dans votre esprit peut vous paralyser. Si le dossier peut être traité en moins de 20 minutes, menez le jusqu’au bout. Si le projet prend plus de temps, trouver un tiroir pour le mettre jusqu’à ce que vous soyez prêt à travailler dessus.

4. stockez les choses numériquement. Un simple programme de Contacts et un programme de tâches remplaceront 95–100% de vos notes qui encombrent votre espace de travail (j’utilise pour ma part Microsoft Outlook). Trouvez en un et apprenez à l’utiliser. Ces post-its n’encombreront plus votre écran et ne distrairont pas votre esprit. Et vous n’en perdrez plus. C’est une méthode essentielle qui va vous libérer.

5. limitez le temps passé distraitement sur l’ordinateur. Alors que l’ordinateur peut être essentiel dans l’élimination du désordre sur votre bureau, il est une source de distraction en lui-même. Soutenez votre cause en arrangeant votre fond d’écran et votre disque dur avec votre bureau physique. Pour les débutants, trouvez un fond d’écran non distrayant et enlever toutes les icones non nécessaires

6. prenez 5 minutes. Prenez les 5 dernières minutes de chaque jour pour ranger. Soyez assuré que dès que vous aurez pris cette habitude, vous y passerez moins de 5 minutes. Mais prenez le temps au début. Croyez moi, vous vous remercierez en arrivant le matin.

Un bureau propre et ordonné vous donnera plus de concentration, de paix d’esprit et de permettra d’être plus productif. Et c’est bien pour vous et votre entreprise.