Trello, un outil visuel d’organisation très efficace

Trello est un outil visuel pour organiser vos notes, idées, projets et fonctionne en mode panneau. Vous avez la possibilité de créer une page, cette page comportera des listes et vous pourrez insérer des cartes dans ces listes. Ces cartes seront enrichies par des images, des liens, des fichiers, un rappel automatique ou une checklist. A noter qu’il est possible de mettre des labels à vos cartes.

Trello est un outil collaboratif puissant : il possible de partager vos pages et tableaux, de travailler en équipe sur les pages et de commenter les cartes de vos collaborateurs.

L’intérêt ? Créer une organisation visuelle de vos missions et objectifs personnels et professionnels, individuels ou collectifs.

Dans l’exemple ci-dessus, il s’agit d’une page créée pour repeindre une cuisine. Quatre listes ont été insérées, Idées, A faire, En cours et Terminé. Ainsi, vous pouvez ajouter de la matière et la faire évoluer dans vos cartes selon l’avancée de vos projets, c’est-à-dire les faire glisser d’un liste à l’autre.

L’organisation de panneau la plus classique est appelée Kanban avec les cartes To do, In progress, Done, comme ci-dessus. C’est l’outil idéal pour la gestion de projets et de suivi de taches en créant des pages mensuelles ou hebdomadaires.

Dans le cas d’une recherche d’emploi par exemple, Trello est très utile : vous pouvez vous appuyer sur les listes suivantes, Offre repérées, Offres répondues, Entretien à venir. Les cartes comporteront les titres de l’annonce et le lien pour répondre, avec un rappel pour ne pas louper une date limite.

Vous partez en voyage ? Créez une page avec une colonne pour les hôtels envisagés, une deuxième colonne pour les visites et activités à faire, une troisième colonne pour les restaurants…etc

Vous travaillez en équipe et vos collaborateurs ont des projets en cours ? Il est possible de créer un page par collaborateur qui mettra à jour l’avancée de son travail.

Accessible sur toutes les plateformes, Trello vous suit partout et vous permet de mettre à jour vos progrès dans l’atteinte de vos objectifs.

Email : mes dix habitudes essentielles

Il existe des règles tacites lors de tout échange social, les échanges par email n’échappent pas à certaines conventions. Et nous sommes rarement formés à l’art d’écrire un email en entreprise, voir jamais.

1. L’importance du titre

Pour aider votre destinataire à vous répondre, il faut lui indiquer clairement ce que vous voulez. Cela peut être exaspérant de recevoir un email avec le titre “Question” ou “urgent urgent”. Si au début, vous vous jetez sur l’email parce que c’est écrit urgent, à la longue, vous n’agirez plus du tout urgemment. Sans parler des sujets avec des ///// ou des *** ou des !!!! dans le titre. Il est temps d’arrêter ce genre d’originalité, ça fait vraiment enfantin.

Nous traitons tous des emails urgents, tous les jours. Merci de ne pas brouiller les codes en répétant le mot urgent quatre fois. Le titre doit être court et concis.

2. Le style de l’email

Dans le cadre d’un échange professionnel, l’email a pour but de faire passer un message : validez ceci, achetez cela, prenez connaissance de cette information etc… Il faut donc, pour atteindre son but, être clair et simple. Qui a dit minimaliste ? Bravo, vous gagnez 1 point 🙂

Limitez le nombre de paragraphes à trois maximum, ne multipliez pas les pièces jointes et n’utilisez pas de couleurs flashy. N’écrivez pas votre message tout EN MAJUSCULES, ca donne l’impression que vous criez et c’est illisible.

3. N’abusez pas de l’email

Ce n’est pas parce que l’email est gratuit, et que cela va vite, que vous êtes en droit d’en envoyer dix à un interlocuteur dans la même journée : le spam, c’est intrusif et ça fait insistant (et je reste poli).

4. Un message email n’est pas privé, spécialement dans le travail

Même lors d’un échange avec un seul destinataire, une conversation n’est pas privée. N’écrivez pas de rumeurs, ne faites pas de confidence sur votre travail, sur un collègue ou sur un client. Rappelez vous : les écrits restent, particulièrement ceux qu’on aimerait voir disparaître.

Dans le même style, ne mettez pas votre numéro de carte de crédit ou vos mots de passe dans un email. Internet, ce n’est pas la banque de France et tout se pirate un jour ou l’autre.

5. Relisez le message

Ca m’arrive souvent sur Twitter et quelques fois quand j’écris un email à toute vitesse : j’ai tendance à oublier des mots. La relecture permet de corriger les fautes de frappes et les fautes d’orthographe. Écrire rapidement un message sans s’arrêter pour se corriger, je dis oui : ça évite de perdre le fil de son idée ou de son raisonnement mais il faut le relire o-bli-ga-toi-re-ment.

6. Votre signature

Ne mettez que l’essentiel : si vous demandez une réponse par courrier papier à un dossier, n’oubliez pas d’insérer votre adresse physique dans votre signature électronique.

Inversement, vous ne voulez pas vous faire polluer par des appels téléphoniques, enlevez votre numéro de téléphone de votre signature, sinon vous êtes fichu !

De plus, je souris toujours en voyant les gens insérés leur propre adresse email dans leur signature email. Vous voyez ce que je veux dire ?

Votre signature vous représente : ne la négligez pas. Evitez les images trop lourdes ou qui prennent trop de place car lors d’un échange email, on ne verra plus que cette signature défaillante. Ça marche également pour les psots de forums mais c’est un autre débat.

Dernière chose : ne mentez pas sur votre titre officiel. il vaut mieux écrire un titre simple comme Commercial et obtenir des merveilles à vos client que d’écrire Responsable Grands Comptes pour se donner le beau rôle et n’avoir aucune plus-value pour vos clients.

7. Transférer un e-mail

Au moment de transférer un échange d’emails à un nouvel interlocuteur, il faut réfléchir à plusieurs choses : y a-t-il des informations sensibles ou confidentielles dans l’échange passé ?

Les auteurs précédents sont-ils au courant que leur discussion va être transférée à une tierce partie ? Peut être faudrait-il les prévenir, non ?

8. Le choix des destinataires

J’imagine que vous avez remarqué qu’il existait trois cases pour insérer l’adresse de vos destinataires.

à / pour / to : pour votre destinataire principal, celui ou celle qui doit agir ou répondre à ce message

– Cc : copie carbone, la liste des personnes qui doivent prendre connaissance du message, pour leur information. On dit qu’ils sont en copie du message. Leur action n’est pas (vraiment) requise.

– Cci : copie carbone invisible, les adresses email insérées dans cette case resteront invisibles aux destinataires, ainsi qu’aux personnes en copie.

Il faut respecter cette règle universelle !

Si je suis le destinataire principal, mon attitude sera tout autre que si je suis en copie. La nécessité de prendre connaissance de cet email se détermine à ce moment là. Si vous mettez la personne qui doit décider en Cc, ne vous étonnez pas de ne pas obtenir de réponse.

De plus, il faut savoir choisir son destinataire. N’arrosez pas la terre entière en mettant vingt destinataires : chacun pensera que quelqu’un d’autre va répondre. Pour faire court, ciblez correctement !

Autre précision : je vous déconseille d’utiliser l’option Cci. Rien ne reste jamais caché dans la vie et cela pourrait se retourner contre vous. La seule utilisation possible du champ Cci est lors de l’envoi d’une newsletter par exemple; les clients n’ont pas besoin de se connaître, voir ne doivent pas se connaître. Et surtout, ils n’ont peut être donné leur consentement pour voir leur email exposé à d’autres personnes. Idem pour un appel d’offre.

9. Tranches horaires

Evitez les emails importants en fin de journée ou en soirée : la fatigue accumulée lors de la journée de travail peut vous jouer des tours. Si l’email est important, faites un brouillon que vous reprendrez à la première heure le lendemain matin. Et pas d’emails professionnels (voir personnels) après un repas arrosé le soir, c’est la meilleure façon d’écrire des bêtises.

10. Chronologie de la rédaction d’un email

– Commencer par un titre
–  Écrivez votre texte.
– Insérez la pièce jointe
– Insérez votre signature
–  Sauvegardez votre email.
– Relisez le puis validez le mentalement.
–  Insérez les destinataires.
–  Envoyez.

Je conseille d’écrire le corps du texte en premier pour la raison suivante : si vous appuyez sur le bouton “envoyer” par erreur lors de la rédaction du mail, l’email ne partira pas. Ca évite le “annule & remplace” et les excuses pour l’email précedent incomplet.

Et vous, avez-vous des conseils ?

Comment améliorer son espace de travail ?

Prendre soin de son espace de travail n’est pas seulement lié un souci esthétique. Avoir un espace ordonné et bien rangé permet de mieux travailler et de mieux se concentrer. Comment imaginer travailler efficacement sur un bureau couvert de piles de papier et de dossiers posés en vrac ?

Joshua Becker de Becoming Minimalist a écrit un billet sur ce sujet. Je vous en propose une traduction rapide et quelques commentaires.

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Un homme d’affaires Philippin m’a donné un conseil : « rangez votre bureau chaque soir avant de quitter votre bureau. Vous vous remercierez le matin en arrivant ».

– moins de distraction. Un bureau désordonné est rempli de distractions potentielles. Post-its, cartes de visite, classeurs, dossiers incomplets… voici autant de distractions tout au long de la journée. En enlevant ces distractions, vous vous concentrerez sur le projet le plus important : celui que vous traitez maintenant.

– plus de liberté. un bureau propre vous donne la liberté de poursuivre le projet que vous avez choisi. Votre liste de taches à faire n’est plus captive des dossiers de votre bureau. Tout cela est déterminé par vous, même si vous prenez les directives de votre responsable.

– nouvelle opportunité. Un nouveau jour apporte de nouvelles opportunités et le potentiel pour accomplir quelque chose de grand. Evoluer dans un bureau où le travail d’hier est visible vous ancre immédiatement dans le passé.

– réputation améliorée. Un bureau propre et rangé indique un esprit clair et concentré. Cela vous fait paraître efficace, accompli et organisé. Tandis que rien ne remplace un travail bien fait, un bureau épuré améliorera votre réputation parmi vos collaborateurs.

Un bureau ordonné est plus naturel pour certains. Mais je suis la preuve qu’un bureau clean peut s’appliquer à tous les types de personnalités. Voici 6 étapes pour vous permettre de faire la transition :

1. réduisez le nombre d’objets sur votre bureau. La première étape est de conserver moins d’objets dessus votre bureau. Cela semble simple. Jetez un œil à ce qui est sur votre bureau. De quoi n’avez-vous pas absolument besoin ? Photos, calendrier, livres, fournitures et nourriture doivent être considérés. Si cela n’est pas essentiel, il faut l’enlever.

2. utilisez les tiroirs. Utiliser des tiroirs n’est pas tricher. Ils conservent vos dossiers, vos outils et vos fournitures à portée de main tout en les ôtant de votre ligne de vue. Dans mes tiroirs, je stocke mes fournitures (crayons, agrafes…) et mes dossiers actuels. Mes projets en cours sont dans des dossiers étiquetés dans mon tiroir le plus haut pour être facilement accessible.

3. terminez vos projets. L’un des plus gros ennemis du bureau ordonné est le dossier non terminé. Quelques fois, ce genre de dossiers reste sur notre bureau pendant des semaines pour nous distraire et se moquer de nous. L’espace que prend un tel dossier dans votre esprit peut vous paralyser. Si le dossier peut être traité en moins de 20 minutes, menez le jusqu’au bout. Si le projet prend plus de temps, trouver un tiroir pour le mettre jusqu’à ce que vous soyez prêt à travailler dessus.

4. stockez les choses numériquement. Un simple programme de Contacts et un programme de tâches remplaceront 95–100% de vos notes qui encombrent votre espace de travail (j’utilise pour ma part Microsoft Outlook). Trouvez en un et apprenez à l’utiliser. Ces post-its n’encombreront plus votre écran et ne distrairont pas votre esprit. Et vous n’en perdrez plus. C’est une méthode essentielle qui va vous libérer.

5. limitez le temps passé distraitement sur l’ordinateur. Alors que l’ordinateur peut être essentiel dans l’élimination du désordre sur votre bureau, il est une source de distraction en lui-même. Soutenez votre cause en arrangeant votre fond d’écran et votre disque dur avec votre bureau physique. Pour les débutants, trouvez un fond d’écran non distrayant et enlever toutes les icones non nécessaires

6. prenez 5 minutes. Prenez les 5 dernières minutes de chaque jour pour ranger. Soyez assuré que dès que vous aurez pris cette habitude, vous y passerez moins de 5 minutes. Mais prenez le temps au début. Croyez moi, vous vous remercierez en arrivant le matin.

Un bureau propre et ordonné vous donnera plus de concentration, de paix d’esprit et de permettra d’être plus productif. Et c’est bien pour vous et votre entreprise.